Principales Fases del Proceso de Migración al ERP Axos Visual

La implantación de un nuevo ERP en la empresa, es siempre un proceso delicado que requiere de una colaboración estrecha entre la empresa cliente y la empresa implantadora. En Axos Soluciones, hemos desarrollado nuestra propia metodología, denominada Metodología Estándar de Migración, dividiendo dicho proceso en 8 fases principales, siendo importante seguirlas cronológicamente de cara a conseguir una migración totalmente exitosa.

Fases del Proceso de Migración a Axos Visual

1. DEFINICIÓN DE LA MIGRACIÓN (Semana 0)

En Axos Soluciones definimos internamente un interlocutor/coordinador del proyecto al que llamamos Responsable de Implantación y que será quien lleve de la mano al cliente durante todo el proceso.

Este responsable de la implantación de Axos Soluciones explicará al cliente las diferentes fases y tareas de la migración, resolviendo las dudas que puedan surgir. El objetivo será que el cliente tenga una visión general de todo el proceso para poder dimensionar el esfuerzo que deberá realizar internamente y poder coordinarlo correctamente junto con el responsable de la implantación. Como resultado de esa reunión surgirá la propuesta de calendario, que deberá ser coordinada conjuntamente junto con el proceso de documentación necesario para poder llevar a cabo la migración.

En esta fase también se realizará el cuestionario de requerimientos donde deberán detectarse todas las necesidades del cliente que no hayan sido detectadas en la Fase Comercial o de Preventa. El cliente debe exponer a Axos Soluciones cualquier casuística que considere imprescindible para que la puesta en marcha del nuevo ERP cubra toda la problemática desde el día 1.

 

 

2. INVENTARIO DE SISTEMAS (Semana 1)

Recogida de toda la información referente a los sistemas informáticos del cliente.

Los requisitos de hardware y software para el correcto funcionamiento del ERP Axos Visual se encuentran en el siguiente manual:

– Acceder –

El cliente enviará a Axos Soluciones toda la información referente a sus sistemas informáticos, donde se instalará y pondrá en marcha la aplicación, de modo que Axos Soluciones pueda evaluar y asesorar al cliente sobre posibles cambios para mejorar el rendimiento de la aplicación y su seguridad, así como detectar y alertar de posibles incompatibilidades que puedan afectar al correcto funcionamiento del ERP Axos Visual.

Esto se recogerá en el formulario “Inventario de Sistemas”, que se puede descargar desde el siguiente enlace:

– Acceder –

Recomendamos consultar también el siguiente manual:

Cuestionario de Sistemas: Inventario Actual de la Empresa Cliente

3. INSTALACIÓN (Semana 1)

Instalación del Software necesario en el servidor del cliente.

Tras el consentimiento del cliente a Axos Soluciones, se procederá a instalar el software necesario en su servidor para dar acceso remoto al mismo (según las herramientas corporativas). Posteriormente, en la fecha acordada, desde Axos Soluciones se procederá a instalar el aplicativo ERP Axos Visual y los complementos necesarios, así como un entorno de pruebas.

En este momento y con las aplicaciones instaladas, se realizarán también test de rendimiento para garantizar que el funcionamiento del ERP será óptimo sobre esa máquina.

Por el lado de los cliente (ordenadores que deben conectarse a la aplicación), se explicará cómo instalar el acceso a la aplicación. Es un simple ejecutable que instala, entre otras soluciones, el cliente AxosGT.

Finalizado este proceso, el cliente deberá dar su conformidad de que la aplicación está correctamente instalada en el cliente y accesible desde todos los puestos de trabajo.

 

4. OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN A MIGRAR (Semana 2 y 3)

En caso de la Migración Estándar, Axos Soluciones proporcionará al cliente plantillas en formato Excel para ser cumplimentadas por este, según las indicaciones dadas por Axos Soluciones y con los datos necesarios para la migración. Además, es habitual hacer una pequeña formación de datos para que el cliente entienda el alcance final e importancia de cada uno de los campos.

En el siguiente enlace podrá descargar la estructura que deben tener los datos para realizar una importación básica:

– Acceder –

Recomendamos además visitar el siguiente apartado de nuestra web:

Estructura de datos a importar – Importaciones Básicas

 

No se recomienda migrar el 100% de la información, sino una selección de datos que permitan la continuidad en la actividad con la mayor calidad posible.

Esta fase necesita de una participación muy activa por parte del cliente, así como un sistema eficaz que garantice en todo momento la correcta gestión de copias de la base de datos.

Cabe destacar que, si fuera necesario y posible, el personal técnico de Axos Soluciones puede encargarse del 100% del proceso de migración de datos, siendo este un servicio que el cliente podrá contratar en cualquier momento.

 

Proceso de migración ERP5. IMPORTACIÓN DE DATOS (Semana 4)

Una vez recibidos los datos en Excel por parte del cliente, datos según los formatos acordados y las indicaciones previas, Axos Soluciones procederá a la revisión para ver que cumple los requisitos necesarios para poder incorporarse en el sistema.

Validados estos datos se realizará la carga o importación de los mismos en el ERP Axos Visual. A partir de este momento el cliente es el responsable del mantenimiento de esta información ya que, salvo acuerdo o contratación adicional, esta carga será la definitiva de los principales maestros (otra información “viva” como cobros y pagos pendientes, y stocks se realizará antes del arranque).

 

6. REVISIÓN DE DATOS (Semana 5)

Terminada la importación de los datos, se le notificará al cliente para que proceda a la revisión de los mismos y dé su conformidad a la importación. El procedimiento es sencillo: deberá seleccionar, por ejemplo, 10 registros de cada tabla para confirmar que los datos que nos ha facilitado han “aterrizado” en sus campos correctos. Si todo es conforme, es en este momento donde finaliza la fase de migración de la información.

 

7. FORMACIÓN (Semana 6)

Consiste en la enseñanza y capacitación del Cliente para el correcto uso del ERP Axos Visual, de modo que el cliente tenga los conocimientos mínimos necesarios para comenzar a utilizar la aplicación con la mayor normalidad posible, dentro de lo que cabe en un proceso de cambio.

Destacar que esta primera formación se centra en explicar cómo hacer todo lo que el cliente venía haciendo con su antigua solución pero con el ERP Axos Visual. Es decir, todavía no hay “proceso de mejora” ya que el objetivo que todos debemos fijarnos es la continuidad del trabajo a pesar del cambio para que, cuando se estabilice, se diseñe un plan de formación que permita a cada cliente alcanzar los objetivos que se había fijado.

Por tanto, esta formación se dirige a resolver los procesos actuales del cliente, no en capacitar al 100% en todas las funcionalidades del ERP que son demasiado numerosas.

Desde el primer día hasta el momento de la formación, se realizará un cuestionario para conocer las características, peculiaridades y operativa habitual del cliente de modo que la formación sea lo más provechosa y efectiva posible.

 

Informes personalizados8. DEFINICIÓN DE INFORMES A PERSONALIZAR (Semana 7)

Aunque el ERP Axos Visual contiene más de 450 informes estándar (análisis, listados, etc.) somos conscientes de que la imagen corporativa es un factor importante para toda empresa. Por eso, y según lo acordado en el contrato se personalizan una serie de informes que consideramos mínimos para la puesta en marcha.

Normalmente estos son los documentos de ticket, presupuesto de venta, albarán de venta, factura de venta y pedido de compra. En esta fase, el cliente proporcionará a Axos Soluciones los recursos necesarios para la personalización: logotipos, textos legales y de protección de datos, etc.

El ERP Axos Visual contiene más de 450 informes estándar (análisis, listados, etc.)

En el siguiente enlace a nuestra web puede ver una muestra de los informes que personalizamos:

Campos de Informes Incluidos en la Implantación Básica

 

9. PERSONALIZACIÓN DE INFORMES (Semana 7)

Una vez que el cliente proporcione a Axos Soluciones los recursos necesarios, se personalizarán los informes acordados. El cliente deberá hacer pruebas de impresión para dar su conformidad a la personalización para poder continuar con el proceso.

 

10. PARAMETRIZACIÓN DEFINITIVA (Semana 7)

La solución estándar ERP Axos Visual contiene cientos de funcionalidades, no siendo todas ellas necesarias para el correcto funcionamiento de la empresa. El proceso de parametrización consiste en la configuración de las utilidades existentes y necesarias para que se adecúe a lo expuesto por el cliente durante todo el proceso de migración, siempre y cuando no implique algún tipo de desarrollo a medida.

 

arranque con el software11. ARRANQUE (Semana 8)

Es el día acordado entre el cliente y Axos Soluciones como primer día “oficial” de inicio de actividad con el ERP Axos Visual. Este día, el más crítico y emocionante de todo el proceso, no puede tener ninguna de las fases anteriores sin cerrar. Es importante destacar que el cliente nunca estará solo: siembre habrá personal de Axos Soluciones (como los formadores) atentos al cliente para dar la mejor cobertura y una rápida respuesta al cliente. En la metodología estándar este servicio no es presencial, sino que se realiza remotamente de forma online o telefónicamente.

 

12. IMPORTACIÓN DE DATOS AL ARRANQUE (Semana 8)

El día del arranque, el cliente facilitará a Axos Soluciones las plantillas acordadas con aquellos datos que no se pueden incorporar hasta esta fecha: se trata de importar los vencimientos (cobros y pagos pendientes), diario contable, libro de IVA y el inventario de artículos (stock), de modo que el arranque con Axos se realizará con los últimos datos actualizados a ese día. Destacar que, aunque sea en este momento la importación definitiva, siempre se han debido hacer revisiones previamente. También hay que aclarar que no todos los datos deberán entregarse en este momento ya que, por ejemplo el inventario, puede importarse después con carácter retroactivo. Toda esta información será coordinada con el Responsable de la Implantación.

 

13. SOPORTE DEDICADO DE ARRANQUE (Semana 8)

A partir de la fecha de arranque y entendiendo que los primeros meses son el momento crítico para el cliente y, para bien o para mal, definirán todo el recorrido con el ERP, el cliente recibirá en un periodo inicial pactado (en el contrato de soporte telefónico continuo) donde se desarrollará una tipología especial de Soporte Premium de Arranque para los clientes que comienzan a trabajar con el ERP Axos Visual. Por tanto, su objetivo es llevar el mejor seguimiento durante los difíciles primeros días de funcionamiento.

Alcanzado este punto, Axos Soluciones ya conoce bien al Cliente y este conoce el ERP Axos Visual. Por eso, será también en esta fase de “Soporte Dedicado de Arranque”, donde se definirán y priorizarán los proyectos futuros definidos con el cliente como implantación de nuevos módulos (objetivo habitual del cliente) o mejora de los procesos que, desde Axos Soluciones, habremos detectado como ineficientes en el proceso de migración. Es decir, superado todo lo anterior que podríamos considerar un “mal necesario” será cuando empiece lo verdaderamente importante para nuestros clientes: desarrollar todo su potencial gracias a nuestras soluciones y con la implicación y acompañamiento de nuestro equipo.

 

Las fechas expuestas en la anterior planificación son estimadas para proyectos que se ciñan al estándar. Por tanto, podrá haber modificaciones en cada caso que se expondrán adecuadamente a cada cliente.

 

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