¿Septiembre es el nuevo Enero?

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La vuelta de las vacaciones, o mejor dicho, las vacaciones en sí, son un periodo de descanso pero también de reflexión, para plantearse nuevos retos y buenos propósitos.

Esa desconexión del día a día nos facilita una perspectiva que perdemos cuando estamos inmersos en la espiral de la gestión diaria, en la que lo urgente nunca deja tiempo para lo importante. Y es esa espiral la que nos llevar a normalizar rutinas tediosas que en nada ayudan a optimizar nuestros procesos diarios. Uno de los grandes errores de muchos usuarios es asumir determinados procedimientos, tediosos e improductivos, como normales.

En qué “perdemos” el tiempo

Por poner un ejemplo real, hace poco estuve en un cliente que desconocía que desde las líneas de los documentos de venta podía ver las últimas compras del cliente (incluso recuperarlas y añadirlas al pedido de forma masiva). Cuando un cliente le pedía “el mismo producto que te compré la última vez” su procedimiento era el siguiente:

1. Cerraba el pedido (no conocía la funcionalidad del Organizador de pestañas)

2. Buscaba el cliente (por la opción de Consulta, no por localización, que en su caso hubiera sido mucho más rápido)

3. Entraba en la ficha, iba a la pestaña Consumos

4. Apuntaba en un papel la referencia el producto en cuestión

5. Buscaba nuevamente el pedido: también por la opción de Consulta

6. Volvía a abrir el pedido desde la rejilla de consulta de pedidos

7. Por último, añadía la línea del artículo en cuestión

Es decir, más de 30 segundos invertidos en algo que se puede realizar en apenas 3 o 4 si el usuario hubiera sabido que desde la propia línea hay un acceso directo a la pestaña de consumos del cliente y que además, este acceso es multiselección pudiéndose seleccionar más de una referencia a la vez para incorporarlas de forma masiva al documento.

Buscando la productividad

Podríamos pensar que 30 segundos tampoco es tanto, pero… qué pasa cuando multiplicamos esos 30 segundos por el número de veces que se hace esto (pongamos 10 veces al día, por ejemplo), y luego lo multiplicamos por 5 días a la semana y después por las 52 semanas del año… ¿Resultado? Más de 20 horas “perdidas” frente a las poco más de 2 horas al año que debería haber invertido si hubiera sabido manejar bien la aplicación. ¿Multiplicamos las 20 horas por el número de usuarios del cliente? Mejor no, verdad…

Lamentablemente este es sólo un ejemplo de los muchísimos que he visto a lo largo de mi trayectoria que afectan directamente a la productividad de la empresa fundamentalmente en dos aspectos:

  • Pérdida real de tiempo: esas 20 horas podrían haberse invertido en cualquier otra tarea.
  • Desmotivación del usuario: punto clave que disminuye su productividad casi de forma exponencial.

Si analizamos el motivo de ésta pérdida de productividad, en un 95% se trata de desconocimiento de la aplicación por parte del usuario. Y no estamos hablando sólo de que haya procedimientos diarios que se pueden llegar a optimizar, que siempre los habrá, sino de opciones que ni siquiera se saben que existen y que pueden mejorar el día a día.

Que levante la mano el que sepa obtener un listado de clientes sin consumo ordenado por vendedor.

En Axos Soluciones no nos cansaremos de insistir en la importancia en la Formación Continua. Recordemos que Axos Visual es una aplicación que evoluciona rápidamente versión a versión y que requiere de una continua evolución por parte de los usuarios para implementar en sus procesos diarios las nuevas mejoras que se van incluyendo, siempre enfocadas en mejorar la usabilidad.

Y para que invertir en algo tan importante como la Formación Continua no suponga un esfuerzo extra para nuestros clientes, y gracias al acuerdo de colaboración con Wake Up Formación, pueden utilizarse los créditos de la Fundación Tripartita (créditos que si no se consumen se pierden anualmente).

Además, Septiembre coincide con el inicio del curso escolar, un buen momento para “reiniciar” y enfrentar nuevos retos.

Ponte en marcha y pregúntanos por nuestros planes de Formación Continua y Consultoría.

Aránzazu Alonso (Dpto. Valor)

 

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