ERP Vertical: papelerías y suministradores de material de oficina

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Antes de entrar en detalle sobre ciertas funcionalidades, me parece interesante poner un caso práctico (para que nos demos cuenta de cómo los “matices” son “imprescindibles” en una herramienta de software para papelerías y suministradores): un teleoperador/a recibe una llamada de un cliente para hacer un pedido. Quién no se encuentra todos los días con estas preguntas por parte del cliente???

  • Me puedes mandar otro del último no-se-qué (véase un cartucho) que me enviaste hace unas semanas?
  • …y si no tienes esa referencia, mándame otra parecida, que me da igual pero que tengas en stock porque me urge.
  • No me acuerdo como se llamaba lo que te pedí, pero era grande y rojo.
  • Ah! Que no tienes… y cuando te va/podría llegar?
  • Y, por supuesto, el archifamoso : Me puedes dar precio para…? A cuanto de lo compré la última vez? Esta vez está muy caro.

Por todo esto, nos hemos preocupado por tener (o mejor dicho, nuestros cliente se han preocupado de que lo tengamos) esta información, el formulario de alta de línea de pedido, a un solo clic.

Como ya comentamos en varias ocasiones, en Axos Soluciones, creemos en la especialización sectorial. Esta entrada, la primera de varias que desarrollaremos, hace referencia a uno de nuestros verticales más implantados: el software para los suministradores de material de oficina, papelería e informática (consumibles).

Aunque a groso modo todos los sectores de distribución tienen gran parte de problemática común (compran, estocan, venden, etc.) hay ciertos matices críticos en la operativa diaria para cada sector. Y es curioso que, aunque “matices”, es en ellos donde encontraremos los principales beneficios del sistema de información: ahorros en tiempo en tareas principalmente repetitivas, acceso ágil a los indicadores de actividad de la empresa, nivel de control de los usuarios, etc.

De forma un poco más global, los principales problemas que se encuentran las empresas de suministro de material de oficina y papelería hacen referencia a:

  • La gestión de tarifas de venta:

    Cada cliente tiene necesidades distintas tiende a concentrar consumos en ciertos artículos. Esto hace que, habitualmente, las empresas tengan que gestionar multitud de tarifas…incluso una sólo para los clientes importantes. Desde Axos Soluciones aconsejamos definir tarifas según niveles de precios / márgenes. Y aplicar a cada cliente condiciones distintas según familias de productos: lo primero la tarifa general. Donde más nos “apriete” la aplicaremos una tarifa especial por familia. En los artículos críticos le asignaremos un precio especial para un determinado periodo. Por último, y si trabajamos con ofertas, indicaremos si queremos aplicárselas o no a este cliente. Lo importante es que, en el momento de la venta, podamos informar al cliente sobre sus condiciones así como el origen de esos precios.

  • Un problema derivado con el anterior es:

    La variabilidad de los precios de compra y su implicación para la definición de tarifas. Por ejemplo, muy raro es el caso de comprar un consumible de HP que, en 2 pedidos, aunque se reciban el mismo día, tengan las mismas condiciones de compra. Por ello, podemos definir que las tarifas de venta se recalculen automáticamente con cada compra según un margen predefinido. Y pongo el caso del consumible original porque es habitual encontrarse concursos un márgenes inferiores al 5% sobre coste.

  • Ahora bien, sobre los costes de las tarifas de compra:

    Es necesario un sistema ágil que nos permita manipular las tarifas de los proveedores. Por ello, hemos desarrollando un sistema de importación de tarifas que, tras realizar una comprobación entre las distintas referencias del artículo, es capaz de conocer si ese artículo importado es una referencia nueva o es una nueva condición de compra, de un proveedor secundario (varios proveedores pueden servir el mismo artículo), para el mismo artículo.

  • Control de depósitos de clientes y de proveedores:

    Es habitual para ciertos productos (casi impuesto por el mercado) trabajar con depósitos para ciertos productos, véase el papel de 80gr.Cuando vendemos a un cliente con un precio especial, normalmente la venta se efectúa por palets y, según el tipo de cliente, le tocará almacenarlo y servirlo al proveedor de palería poco a poco y según las necesidades. Exactamente igual en compras: compramos un camión de papel y queremos que lo sirvan de 10 en 10 palets. Esto, o se contempla en el sistema, o nos implica un arduo control manual, fuera del programa, para controlar su stock.

  • Web integrada:

    En este sector, por tener una web con un catálogo amplio, no se vende más (salvo las empresas 100% On-Line que venden a cliente final y no a empresa). Quien diga lo contrario miente. No obstante, lo que si se consigue es vender mejor. Con una web integrada como la de Axos Visual, se monta una intranet privada para el cliente donde encuentra el valor añadido que evita que nos llamen y nos hagan “perder el tiempo”. El cliente puede entrar y ver sus últimas compras, puede aceptarnos un presupuesto, puede hacernos un pedido, puede ver el estado de sus pedidos pendientes y descargarse una factura. Y todo bajo sus propias condiciones de compra, con sus propios precios introducidos en el ERP y que no ha sido necesario traspasar a otra aplicación web ya que todo se general en tiempo real.

  • Para quienes no conozcan el sector:

    Adelantarles que es impresionante el número de suministradores que hay en España. Tanto pequeños (podría jurar que en cada población de más de 5000 habitantes tenemos uno) como grandes multinacionales que luchan por cuotas globales de mercado. Por ello, y sabiendo que cuesta 5 veces más recuperar un cliente perdido que captar uno nuevo, fidelizar al cliente con una buena atención y seguimiento, informarle puntualmente de las ofertas, realizar con él tanto gestiones telefónicas como presenciales (vistas) son importantes. Con el módulo de CRM de Axos Visual todo ello es posible.

Para más información, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

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