Cuando hablamos de un software de facturación, nos referimos a algo más que a un programa para emitir e imprimir las facturas de venta de los clientes. En sectores de distribución, el amplio número de albaranes que se generan así como las peculiaridades de cada cliente. Hacen que la funcionalidad de su software para el proceso de facturación tome especial relevancia. Si no se cuenta con una aplicación acorde a las necesidades. Son muchas las horas que se pierden en las tareas administrativas relacionadas.
En el software de gestión Axos Visual, diseñado para empresas de distribución, el proceso de facturación del ERP está pensado para que pueda generarse de forma masiva (además de la facturación de un único albarán o facturación directa) al mismo tiempo que cubre las necesidades concretas de cada cliente.
Veamos a continuación las principales parametrizaciones que se pueden establecer. A nivel de cliente, para su emisión automática de facturas de final de mes:
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Por tipo de facturación:
Factura por albarán (factura por entrega). Agrupando albaranes (facturación típica de final de mes). Por dirección de entrega (para no mezclar en la misma factura mercancía que se ha servido en distintos centros del cliente). O por pedido (para no mezclar en la misma factura mercancía de distintos nº de pedido).
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Según el centro de venta:
Cuando tenemos distintos puntos de venta. Podemos generar la facturación de forma que al cliente se le genere una única factura o una factura por el centro de venta que emitió el albarán.
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Por Vendedor:
Cuando tenemos distintas líneas de negocio, es habitual contar con la ayuda de diversos vendedores especializados en cada materia. En este caso y a final de mes, al emitir la facturación puede parametrizarse para que se genere por vendedor (por línea de negocio) o agrupando todos los albaranes.
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Por categorías:
Existe una tabla abierta para poder establecer categorías de facturación que se asocien al cliente. Por ejemplo, semanal, quincenal y mensual.
Otros parámetros que se pueden definir, ahora sí, relacionados con la impresión de las facturas son:
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Referencias especiales:
para que las facturas salgan codificadas con las propias referencias del cliente.
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Si el cliente admite/requiere facturación electrónica
(para su envío masivo desde el ERP).
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Nº de copias que quiere el cliente para su envío por correo.
En este punto, cabe destacar que la factura puede llevar 2 direcciones. La fiscal y la de correspondencia (que saldrá impresa en la factura para su envío).
Otros procesos íntimamente relacionados con la facturación son es el reflejo en el software de tesorería para poder desarrollar una correcto seguimiento a los cobros. En este caso, la Parametrización que encontramos hace referencia a:
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Una forma de pago fija por cliente o en función del importe de la factura
(funcionalidad especialmente relevante para mayoristas).
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Establecimiento de días de pago
fijos del cliente o su periodo vacacional (de no pago).
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Tipo de generación de vencimientos:
cuando un cliente, por ejemplo, tiene día de pago 25 y forma de pago giro a 30 días. Si se factura a final de mes con fecha del 30. Lo normal es darle al cliente 55 días de crédito. Con este sistemas, podrá generarse la factura pero con un vencimiento automatizado. Para que tome el día de pago más próximo a la fecha de facturación. Y, en este caso, se generaría un vencimiento en el que diéramos al cliente 25 días de financiación.
Por último, cabe destacar que el proceso de facturación realiza una contabilización directa en el software de contabilidad según las reglas de contabilización, en este caso, definidas a nivel de epresa.
Todos estos parámetros, junto con otros no comentados en esta entrada. Son los que hacen que Axos Visual sea una programa de facturación ágil y sencillo, que ayude a reducir la carga administrativa de este proceso.
Para más información, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
