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Los Sistema de Gestión Documental son todas aquellas herramientas informáticas creadas para la gestión de grandes cantidades de documentos; suelen rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.
Estos documentos en papel no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos. La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos, permite el acceso fácil y rápido mediante diversos métodos la información contenida en los documentos. Éstos, generalmente se encuentran comprimidos y además de texto pueden contener otro tipo de documentos multimedia como imágenes o videos.
Software de Gestión Documental y ERP, funcionamiento
El Modulo de Gestión Documental integrado con el ERP Axos Visual, especializado en empresas de distribución, permite un gran avance para la empresa. Detallamos algunas características:
- Posibilitar la búsqueda de información dentro de toda la base y ser capaz de ofrecer documentos relacionados.
- Contabilización automática de proveedores y acreedores de forma inmediata, ya sea una sola página o multipágina.
- Gestión de carpetas y documentos públicos y privados controlados desde Axos Visual por cualquier usuario.
- Identificación de todos los documentos emitidos mediante código de barras: Presupuesto, pedido, albarán, recibos, rutas de reparto, etc.
- Escaneo y autoarchivo de documentos impresos con los del sistema y la emisión de sus etiquetas identificativas para su autoarchivo.
- Creación de plantillas por proveedor/acreedor y su extracción automática de contenidos.
- Compensación de albaranes de proveedores con facturas.
Software de Gestión Documental y ERP, funcionamiento
Contaremos con las siguientes herramientas:
- Escáneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados.
- Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información, para su modificación o revisión.
Por todo ello, una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.
Asimismo, la gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Reducimos drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc.
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