Plantillas de Gestión Documental en el software de gestión (M.G.D.)

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La gestión documental avanzada nos permitirá digitalizar albaranes de proveedores y contabilizar automáticamente facturas de proveedores y de acreedores.

Para ello, primero deberemos diseñar las plantillas que permitirán al programa OCR de terceros identificar los campos requeridos para la importación, reconocimiento y contabilización de los documentos.

Presionando la opción.“A – Plantillas” dentro de la opción  “3- Configuración”. La aplicación abrirá el OCR de terceros para el diseño de las plantillas de los documentos.

Deberemos generar una plantilla por cada uno de los documentos. Que será la que nos permita en el futuro escanear los documentos y que sus datos internos sean reconocidos por la aplicación.

En primer lugar (1):

Abriremos un documento previamente escaneado o digitalizarlo en el momento.

A continuación (2):

Identificaremos en los campos Nombre y CIF/NIF  los correspondientes al documento del que vamos a crear la plantilla.

Luego (3):

Escogeremos uno de los campos necesarios para el reconocimiento.

En este caso, Total Factura y con el ratón enmarcamos el campo que contiene dicha información (4).

La aplicación nos permite crear un área lo suficientemente holgada alrededor del texto. Tomando en cuenta que al momento del escaneo el documento puede moverse algún milímetro y aún así pueda reconocerse.

Estos dos últimos pasos (3 y 4). Los repetiremos para todos los campos que nos hagan falta para la contabilización de la factura. Fecha, base imponible, IVA, Total, Número de albarán, etc.

Luego de ello, presionaremos el icono Guardar para almacenar la plantilla.

Al tener creadas las plantillas podremos comenzar a escanear los documentos. Para que sean reconocidos y la aplicación sea capaz en el caso de las  facturas de contabilizarlas de forma automática.