Funcionamiento del Módulo de Servicios (M.Servicios)

1.- COMERCIAL

1.1.- Fases

Son los distintos períodos o hitos por lo que pasa el proyecto hasta su finalización. Las fases del proyecto serán las que se facturen al cliente una vez concluido el periodo.

En cada una de las fases se podrán definir:

  • Conceptos: Son las descripciones de las líneas de venta que luego se facturarán a los clientes y que tendremos definidas en el Maestro de Artículos.
  • Costes: Son los costes asociados al proyecto.
  • Actuaciones: Son las distintas acciones que realizamos para llevar a cabo un proyecto.

Las particularidades de las fases las explicaremos más adelante, en cada tipo de proyectos.

1.2. Actuaciones

1.2.1.-Nueva

Las actuaciones son las distintas acciones que realizamos para llevar a cabo un proyecto. Estas actuaciones se gestionan a través de los diferentes partes de trabajo que realizan los técnicos: mano de obra, materiales o materias primas, conceptos…

Desde la opción A Nueva, damos de alta Actuaciones de forma de forma manual.

Rellenaremos los siguientes campos:

Código: La aplicación asigna de forma automática el código de la actuación.

Fecha: Fecha en la que se da de alta la actuación.

Técnico: Indicaremos el código del técnico que realiza la actuación.

Tipo: Asignaremos el tipo de actuación en función de los datos definidos en la Configuración.

Estado: Asignaremos el estado del actuación en función de los datos definidos en la Configuración.

Usuario: La aplicación presenta los datos del usuario que da de alta la actuación.

Tipo: Indicaremos el Tipo de Proyecto en el que estamos dando de alta la actuación. Presenta por defecto el asignado en la Parametrización.

Situación: En función de si la actuación va asociada a un proyecto y dependiendo del tipo seleccionado, aparecerán marcados  o no los check que detallamos a continuación.

  • Fuera de Mantenimiento? : Este check, indica que la actuación tiene que incluirse como línea de venta a la hora de generar el albarán y su posterior facturación.
  • Cerrada?: Este check dará la actuación por finalizada, lo que permite poder generar el albarán y su posterior facturación.

1.2.2.- Datos

Proyecto: Si la actuación va a ir asociada a un proyecto, desde este campo podemos dar de Alta un nuevo proyecto, localizar o modificar uno ya existente.

Fase: Tomará este dato de forma automática si la actuación está asociada a un proyecto. Presenta el número de fases de las que consta el proyecto, la fecha de inicio y la fecha de finalización del proyecto.

Serie: Le asignaremos la serie de Servicios creada anteriormente. Si la actuación está asociada a un proyecto, tomará los datos de forma automática.

Cliente: Indicamos los datos del cliente al que se le asocia la actuación. Si está asociado a un proyecto, tomará los datos de forma automática.

Dir. Envío: Presenta la dirección de envío del cliente seleccionado. Podemos localizar, modificar y dar de alta desde esta opción las direcciones de envío del cliente seleccionado.

Artículo: Referencia y descripción del artículo sobre el que se va a realizar la actuación.

Nº de Serie: Número de serie del artículo.

Además se mostrarán las siguientes pestañas:

PESTAÑA GENERALES

En esta pestaña, introduciremos los datos generales de la actuación:

Descripción Actuación: Indicaremos la descripción de la actuación. Posteriormente, podemos seleccionar desde la opción “Facturar Descripción”, para que se incluya en la línea de venta del Albarán generado de la actuación para su facturación como descripción.

Descripción Técnico: Descripción realizada por el técnico de los trabajos realizados durante la actuación.

Generar Presupuesto: Desde este botón, podemos realizar un presupuesto de cliente, ya que enlaza con la opción de Gestión.

Generar Pedido: Desde este botón, podemos realizar un pedido de venta, ya que enlaza con la opción de Gestión.

Generar Actividad: Desde este botón, podemos generar actividades en las agendas de los técnicos o televentas, ya que enlaza con la opción de CRM.

Importar Conceptos: Sirve para importar los conceptos definidos en un proyecto de forma automática, cuando la actuación está asociada este.

Coste: Es la suma de todos los costes relacionados con la actuación (materia prima, mano de obra, otros gastos).

Venta: Es la suma de todos los importes de venta relacionados con la actuación.

Facturar Descripción?: Marcando este check, se utilizará lo que tengamos escrito en el campo Descripción Actuación como descripción de línea de factura.

PESTAÑA CONCEPTOS (PPU)

Esta pestaña es sólo visible cuando el tipo es Precio por Unidad.

Desde esta opción, asignaremos los conceptos definidos en el Maestro de artículos de gestión como las líneas de venta que se facturan al cliente.

También asignaremos los conceptos de conteo, que se reflejaran en la factura al finalizar la fase.

Desde el Botón Importar Conceptos, podemos crear los conceptos de forma automática importando los definidos en el proyecto.

Si fuera necesario dar de alta un concepto que no estuviera ya definido en el proyecto, podremos hacerlo en la propia actuación, haciendo doble click sobre la rejilla.

Artículo: Referencia y descripción del artículo.

Cantidad: Cantidad a facturar.

Fecha: Fecha de alta del concepto. Por defecto aparece la fecha actual.

PESTAÑA MATERIA PRIMA

Desde esta pestaña indicaremos los materiales necesarios para realizar la actuación.

Encontramos tres pestañas:

Materia Prima

Desde esta pestaña, podemos añadir y consultar la materia prima necesaria para la realización de la actuación. Para ello, hacemos doble click sobre una línea en blanco o botón derecho del ratón “Formulario de Alta” o Botón de “ins” del teclado para dar de alta una nueva línea.

Artículo: Referencia  y descripción del artículo.

Almacén: Almacén del que se tomará la mercancía.

Stock: Presenta el Stock actual.

Disponible: Presenta el Stock disponible, teniendo en cuenta los pedidos de clientes pendientes de preparar.

Futuro: Presenta el Stock futuro, teniendo en cuenta los pedidos de compra pendientes de recibir.

Cantidad: Cantidad del artículo.

Precio: Precio de venta.

% Dto. 1: Descuento 1

% Dto. 2: Descuento 2

Importe Neto Línea: Presenta el importe neto una vez descontados los descuentos.

Coste Sistema: Presenta el Coste del artículo calculado en el almacén.

Coste Manual: Podemos introducir un coste para el artículo de forma manual. Por defecto, arrastrará el coste del sistema. Sera el coste que se utilice para el cálculo total del coste de la actuación y del beneficio de la línea.

Facturar?: Si la actuación no está marcada como facturable, podremos marcar de forma independiente este check para facturar únicamente este registro de forma excepcional. Al marcar este check, el artículo pasará al albarán cuando se facture la fase.

Fecha: Fecha de alta de la actuación.

R?: Marcaremos este check cuando la materia prima haya sido realizada (en caso de llevar éste control)

Notas: Desde este botón, se pueden incluir notas adjuntas a las líneas de Materia Prima.

UTILIDADES

Desde este botón, podemos realizar distintas acciones relacionadas con los artículos asignados.

  • Generar Pedido: Desde esta opción generamos de forma automática los pedidos de compra de los artículos seleccionados en la rejilla superior a su proveedor habitual. Estos pedidos se quedarán registrados en la pestaña Pedidos de Compra.
  • Desmarcar como Generado: Libera el artículo seleccionado para poder volver a realizar un pedido de compra del mismo.
  • P. Realizada: Esta opción marcará de forma masiva el check de Realizado.

Pedidos de Venta

Desde esta pestaña podemos consultar, crear y asociar los pedidos de venta de las actuaciones.

Desde la primera rejilla, podemos consultar los pedidos de venta que tenemos asociados a la actuación. Si pulsamos doble click sobre ellos, no abre en pantalla el pedido seleccionado.

Desde la segunda rejilla, visualizamos los distintos datos de las líneas de venta de los pedidos asociados a la actuación.

Asociar Pedido: Pulsando este botón podemos localizar el pedido de cliente que vamos a asociar a la actuación. A través del Localizador de Pedidos de Clientes, podemos seleccionar distintos filtros para la búsqueda.

 

Generar Pedido: Pulsando este botón, no direcciona a la pantalla de alta de pedidos de Venta, donde  podemos crear un pedido. La aplicación selecciona por defecto la Serie de servicios indicada en el alta de la actuación,  que se podrá modificar siempre que el usuario tenga configurados los permisos necesarios.

Pedidos Compras

Desde esta pestaña, podemos crear, consultar y modificar los pedidos de compra asociados a la actuación.

Desde la primera rejilla, podemos consultar los pedidos de compra que tenemos asociados a la actuación. Si pulsamos doble click sobre ellos, no abre en pantalla el pedido seleccionado.

Desde la segunda rejilla, visualizamos los distintos datos de las líneas de compra de los pedidos asociados a la actuación.

PESTAÑA MANO DE OBRA

Desde esta pestaña podremos ver las actividades del módulo de CRM que están asociadas con la actuación para cada uno de los técnicos. También podremos generar nuevas actividades.

Una vez realizado el trabajo por parte del técnico, éste tendrá que completar los trabajos realizados, e indicar los conceptos de Mano de Obra, que pueden ser facturables o no.

Actividades: Presenta las actividades asociadas a la actuación.  Si pulsamos doble click sobre la línea, nos abre en pantalla la actividad seleccionada, donde completar los datos relacionados con la actividad.

Introduciremos los siguientes datos para completar la actividad:

  • Hora inicio/ Fin: En estos campos, indicaremos la hora de inicio y fin de la actividad, que marcará el tiempo que se asignará a la cantidad de la línea de Mano de obra.
  • Resultado: Asignaremos un resultado al finalizar la actividad según lo tipificado en la tabla correspondiente, ya que si se encuentra en blanco, marcará esta actividad como pendiente de realización.

Desde esta opción, podemos crear una nueva actividad relacionada con la actuación si la actuación requiere de una nueva. Además, podemos adjuntar documentos relacionados, dar de alta Oportunidades, consultar la actuación, ver los datos generales del cliente y crear notificaciones de recordatorio.

Una vez finalizada la actividad, aparecerá en la rejilla inferior como mano de obra asignada a la actuación.

Generar Actividad: Desde este botón, podemos generar una nueva actividad. Nos abre la pantalla de CRM, con algunos datos completados por defecto con los indicados en la actuación.

Mano de Obra: En esta rejilla se irán creando los registros de mano de obra asociados a una actividad. También podremos dar de alta un registro de forma manual, sin que esté asociada a ninguna actividad.

Técnico: Asignamos el código del técnico.

Fecha: Fecha de realización del trabajo. Por defecto aparece la del día actual.

Hora inicio: Hora de comienzo del trabajo.

Hora Fin: Hora de finalización del trabajo.

Trabajo Realizado: Descripción del trabajo realizada por el técnico.

Artículo: Referencia dada de alta en Gestión correspondiente a la mano de obra. Al asignar el técnico, aparece de forma automática.

Cantidad: Cantidad de horas que se van a facturar como mano de obra.

Precio: Precio de la mano de obra.

% Dto. 1: Descuento 1.

% Dto. 2: Descuento 2.

Importe Neto Línea: Presenta el importe neto una vez descontados los descuentos.

Coste Sistema: Presenta el Coste del artículo calculado en el almacén.

Coste Manual: Podemos introducir un coste para el artículo de forma manual.

Facturar?: Si la actuación no está marcada como facturable, podremos marcar de forma independiente este check para facturar únicamente este registro de forma excepcional. Al marcar este check, el artículo pasará al albarán cuando se facture la fase.

PESTAÑA OTROS GASTOS

Desde esta pestaña, asignaremos otros gastos que pueda tener asociada la actuación: desplazamientos, dietas, etc…

Artículo: Referencia  y descripción del gasto.

Cantidad: Cantidad del artículo.

Coste: Coste del artículo.

Precio: Precio de venta.

% Dto. 1: Descuento 1

% Dto. 2: Descuento 2

Importe Neto Línea: Presenta el importe neto una vez descontados los descuentos.

Facturar?: Si la actuación no está marcada como facturable, podremos marcar de forma independiente este check para facturar únicamente este registro de forma excepcional. Al marcar este check, el artículo pasará al albarán cuando se facture la fase.

Fecha: Fecha de alta. Por defecto presenta la del día actual.

R?: Marcaremos este check cuando la materia prima haya sido realizada (en caso de llevar éste control).

PESTAÑA DOCUMENTOS

En esta pestaña, podemos adjuntar documentos a la actuación.

Al pulsar el botón de Adjuntar, nos abre la pantalla de búsqueda de archivos de imágenes para adjuntar.

COSTE

Desde este campo se mostrará el coste total de la actuación.

VENTA

Desde este campo se mostrará el coste total de la actuación.

ALBARÁN

Si la actuación ya está albaranada, muestra el número de albarán correspondiente.

FACTURA

Si la actuación ya está facturada, muestra el número de factura correspondiente.

FACTURAR DESCRIPCIÓN?

Al marcar este check, cuando se albarane la actuación se arrastrará a la descripción de la línea de venta el texto indicado en el campo Descripción Actuación en lugar de los Conceptos de conteo.

Se habilitan dos casillas a continuación donde se le indica el Importe de la línea de venta de la actuación y el Coste.

ÚLTIMA ACTUACIÓN

En el caso de que la actuación pertenezca a un proyecto, presenta la fecha en la que se realizó la última actuación.

PRÓXIMA PREVISTA

En el caso de que la actuación pertenezca a un proyecto, presenta la fecha en la que está prevista la próxima actuación.

BOTÓN UTILIDADES

Generar Albarán: Desde aquí generaremos el albarán de la actuación, siempre que sea una actuación de Servicio Técnico y no esté asociada a un proyecto. El albarán se generará por los conceptos de facturación (o la descripción de la actuación, según hayamos seleccionado) así como por la materia prima, mano de otra y otros gastos marcados como facturables. Seleccionamos la fecha en de realización del albarán y la aplicación nos presenta en pantalla el albarán resultante. Esta opción sólo estará activa si la actuación está cerrada.

Totales: Presenta los importes totales de los diferentes acciones usadas en la actuación.

Notas: Podemos incluir notas sobre la actuación que se pasarán al albarán a la hora de su facturación.

BOTÓN OTROS DATOS

Desde el botón de Otros Datos, podemos consultar todos los históricos relacionados con la actuación.

Esta no es la única forma de dar de alta una Actuación en la aplicación. Desde esta misma opción, podemos asociar las actuaciones a un proyecto de forma directa introduciendo el número de proyecto al introducir los datos en la cabecera.

También podemos crear las actuaciones de forma automática al crear un nuevo proyecto, asignándolas al dar de alta cada una de las fases. Este proceso lo explicaremos de forma detallada en la opción de Proyectos.

PROYECTO

Un proyecto es la manera de gestionar un trabajo, para el cual, se establece un determinado modo de proceder dividido en distintos periodos cuya duración varía en función de las necesidades del proyecto (FASES) y con un conjunto de medios necesarios (ACTUACIONES) que se gestionan y completan a través de distintas acciones, materias primas, mano de obra….

Existen distintos tipos de proyectos:

  • SERVICIO TÉCNICO: Proyecto para la gestión de reparaciones y similares.
  • MANTENIMIENTO (Bono horas): Para la gestión de las acciones preventivas y el control de horas contratadas.
  • COSTE POR COPIA O PPU (Precio por unidad): Permite gestionar el pago por uso.
  • PROYECTO (instalaciones): Permite abordar distintas operaciones, como instalaciones y servicios contratados.

Según el tipo de proyecto que vayamos a gestionar, se habilitaran distintas opciones con funcionalidades diferentes, aunque algunas son comunes para todos.

SERVICIO TÉCNICO

Mediante este tipo de proyecto gestionamos los servicios de reparaciones y similares.

SERVICIO TECNICO

Código: referencia del proyecto.

Nombre: Denominación que se le asigna.

Fecha de inicio: Fecha de comienzo del proyecto.

Fecha fin: Fecha de finalización de proyecto. Marcando en Parametrización de Servicios el check de “Sin control de Fechas en Fases”, podemos introducir la fecha de finalización al terminar el proyecto.

Serie: La serie asignada al proyecto. La toma de la indicada en el usuario y suele ser la serie especial creada para Servicios.

Almacén: Código del almacén de donde tomará las materias primas y los conceptos que se van a utilizar a la hora de facturar.

Usuario: Datos del usuario responsable del proyecto, Por defecto aparece el que lo da de alta.

Tipo: Marcaremos el tipo de proyecto que vamos a generar. . Por defecto aparecerá seleccionado el que definimos en la Parametrización.

Monitorización: Sirve para saber la forma en la que se va a realizar el seguimiento de las actuaciones de un proyecto. Le indicaremos si el envío de los datos va a ser de forma  automática, por e-mail o por teléfono.

Cliente: Los datos del cliente al que se atribuye el proyecto.

Técnico: Usuario/Técnico responsable del servicio a realizar.

Estado: Asignaremos el estado del proyecto en función de los datos definidos en la Configuración.

Tipo: Asignaremos el tipo del proyecto en función de los datos definidos en la Configuración.

Artículo: Referencia y descripción del artículo asociado al proyecto.

Nº Serie: Nº de Serie del artículo asociado al proyecto. Es un dato obligatorio.

ID: Código de identificación del proyecto.

Actuaciones Facturables?: Si marcamos este check, toda actuación que demos de alta a posteriori, se marcarán por defecto como facturables.

En Vigilancia?: Dato informativo del proyecto para poder realizar un seguimiento especial.

Nº Fases: Le indicaremos el número de fases de la que consta el proyecto. Este tipo de proyectos no suelen tener fase, sólo tienen actuaciones.

Bloqueado?: Al marcar este check, indicamos que el proyecto se encuentra bloqueado.

DOCUMENTOS ADJUNTOS

Adjuntaremos la documentación que podamos necesitar para la gestión del proyecto. Funciona de forma similar a las opciones de Adjuntar de la aplicación.

TOTALES

Presenta en pantalla el estado del proyecto en cuanto a costes se refiere. Presenta los importes de la Mano de Obra, Materia Prima, Gastos adicionales, Facturación y, sobre todo, la diferencia entre la facturación y el coste (Desviación).

Presup. Coste: Coste presupuestado del proyecto.

Coste: Coste real.

Venta: Importe de venta facturado.

Beneficio: Importe de beneficios.

Desviación: Diferencia entre el importe de Venta y el coste del proyecto.

Finalizado?: Al marcar este check, damos por finalizado el proyecto.

OTROS DATOS

Desde este botón, podemos acceder e interactuar con todos los datos relacionados con el proyecto: Mano de Obra, Materia Prima, Otros Gastos, Actuaciones, Presupuestos, Albaranes, Facturas, Notas Entrega y Actividades.

BOTON OTROS DATOS

 

MANTENIMIENTO

Mediante este tipo de proyecto, gestionamos las horas dedicadas a los servicios contratados por los clientes, Mantenimientos y Bonos de horas.

PROYECTO MANTENIMIENTO

A continuación, rellenaremos los campos comunes para los distintos tipos de proyectos.

Código: referencia del proyecto.

Nombre: Denominación que se le asigna.

Fecha de inicio: Fecha de comienzo del proyecto.

Fecha fin: Fecha de finalización de proyecto.

Serie: La serie asignada al proyecto. La toma de la indicada en el usuario y suele ser la serie especial creada para Servicios.

Almacén: Código del almacén de donde tomará las materias primas y los conceptos que se van a utilizar a la hora de facturar.

Usuario: Datos del usuario responsable del proyecto, Por defecto aparece el que lo da de alta.

Tipo: Marcaremos el tipo de proyecto que vamos a generar. . Por defecto aparecerá seleccionado el que definimos en la Parametrización.

Monitorización: Sirve para saber la forma en la que se va a realizar el seguimiento de las actuaciones de un proyecto. Le indicaremos si el envío de los datos va a ser de forma  automática, por e-mail o por teléfono.

Cliente: Los datos del cliente al que se atribuye el proyecto.

Técnico: Usuario/Técnico responsable del servicio a realizar.

Estado: Asignaremos el estado del proyecto en función de los datos definidos en la Configuración.

Tipo: Asignaremos el tipo del proyecto en función de los datos definidos en la Configuración.

Artículo: Referencia y descripción del artículo asociado al proyecto.

Nº Serie: Nº de Serie del artículo asociado al proyecto. Es un dato obligatorio.

ID: Código de identificación del proyecto.

Actuaciones Facturables?: Si marcamos este check, toda actuación que demos de alta a posteriori, se marcarán por defecto como facturables.

En Vigilancia?: Dato informativo del proyecto para poder realizar un seguimiento especial.

Nº Fases: Le indicaremos el número de fases de la que consta el proyecto.

CONCEPTOS

Es la descripción de las líneas de venta que luego se facturarán a los clientes. Desde esta pestaña, asignaremos todos los conceptos que se van a utilizar en el proyecto y que ya tendremos dados de alta en el Maestro de Artículos del módulo de Gestión.

Generar Presupuesto: Desde este botón, podemos generar un Presupuesto. Marcamos el check de las líneas que vamos a incluir en el presupuesto y pulsamos el botón. Se abre la ventana de presupuestos del Módulo de Gestión.

COSTES

Desde esta pestaña, podemos introducir los distintos gastos adicionales (costes) asociados a las distintas fases. Podemos introducir mano de obra, materias primas y otros gastos derivados.

Asignar a Fases: Desde este botón, podemos asociar de forma automática, los costes a las distintas fases.

FASES

Son los distintos períodos por lo que pasa el proyecto hasta su finalización. Se suelen establecer normalmente por períodos mensuales, son facturables y llevan asociadas distintas actuaciones y conceptos (heredados del proyecto).

Se pueden dar de alta de forma manual, rellenando los datos que nos solicita la pantalla.

ALTA FASE MANT

COSTES: Desde esta pestaña, podemos introducir los distintos gastos adicionales (costes) asociados a las distintas fases. Podemos introducir mano de obra, materias primas y otros gastos derivados.

Disponemos de la opción Importar Costes, que asigna de forma automática los costes asignados al proyecto.

ACTUACIONES: Desde esta pestaña podemos dar de alta manualmente, las actuaciones relacionadas con la fase. También podemos darlas de alta de forma automática desde la ventana principal de la fase.

Existe la posibilidad de generar de forma automática las fases, las actuaciones y los conceptos dentro de un proyecto de Mantenimiento.

PROYECTO MANTENIMIENTO

GENERAR FASES: Al pulsar el botón de Generar fases, se abre la ventana de generación automática.

FASES FORMA AUTOMATICA

Nº Fases: Número de Fases que vamos a crear.

Importar Conceptos?: Al marcar este check, importamos los conceptos que previamente tengamos dados de alta en la pestaña de Conceptos del proyecto.

Importar Presupuestos?: Al marcar este check, importamos los presupuestos que tengamos generados en el proyecto a partir de los conceptos dados de alta.

Generar Actuación?: Al marcar este check, genera de forma automática las actuaciones en cada una de las fases.

Días desde Inicio: Días que van a transcurrir entre cada una de la fases.

Importar Conceptos Conteo?: Marcando este check, importamos los conceptos de conteo de forma automática.

Tipo de Actividad: Asignamos tipo de Actividad que tenemos dadas de alta en CRM.

Carácter: Asignamos el Carácter que tenemos dado de alta en CRM.

Tipo de Actuación: Asignamos el tipo de Actuación que hemos dado de alta en la configuración del Módulo.

Estado: Asignamos el Estado que hemos dado de alta en la configuración del Módulo.

Esto generará cada una de las fases indicadas, con sus actividades, actuaciones y conceptos a facturar.

GENERAR ACTUACIONES: Al pulsar este botón, se abre la ventana de generación automática de Actuaciones.

GENERAR ACTUACIONES

Nº de Actuaciones: Número de Actuaciones que vamos a crear.

Descripción: Descripción que se trasladará a cada una de las actuaciones.

Primera Actuación: Fecha de la primera actuación.

Rotación meses:

Importar Conceptos Conteo?: Al marcar este check, importará los conceptos de conteo.

Tipo de Actividad: Asignamos tipo de Actividad que tenemos dadas de alta en CRM.

Carácter: Asignamos el Carácter que tenemos dado de alta en CRM.

Tipo de Actuación: Asignamos el tipo de Actuación que hemos dado de alta en la configuración del Módulo.

Estado: Asignamos el Estado que hemos dado de alta en la configuración del Módulo.

Esto genera las Actuaciones dentro de las fases, con sus conceptos de conteo.

GENERAR CONCEPTOS: Al pulsar este botón, se abre la ventana de generación automática de conceptos.

GENERAR CONCEPTOS

 

Primera fase: Fecha de la primera fase. Por defecto aparece la fecha del día.

Rotación meses: Número que indica cada cuantos meses se va a generar el concepto.

Artículo: Referencia del artículo dado de alta en Gestión.

Cantidad: Unidades a facturar.

Precio: Importe del concepto a facturar.

Notas: En esta opción, podemos incluir notas en los conceptos.

GENERAR ALBARÁN: Desde este botón, conectamos con el módulo de gestión y generamos, de forma automática, el albarán de las fases ya cerradas.

Periodicidad (Días): Es el tiempo que transcurre entre fases.

Ajustar: Este check sirve para ajustar las fases a un día concreto.

  1. Contrato Período: Horas contratadas por período.

Acumular sobrantes: Al marcar este check, acumula los sobrantes para su posterior facturación.

Presup. Coste: Coste presupuestado del proyecto.

Coste: Coste real.

Venta: Importe de venta facturado.

Beneficio: Importe de beneficios.

Desviación: Diferencia entre el importe de Venta y el coste del proyecto.

Finalizado?: Al marcar este check, damos por finalizado el proyecto.

OTROS DATOS: Desde este botón, podemos acceder e interactuar con todos los datos relacionados con el proyecto: Mano de Obra, Materia Prima, Otros Gastos, Actuaciones, Presupuestos, Albaranes, Facturas, Notas Entrega y Actividades.

BOTON OTROS DATOS

PRECIO POR UNIDAD (PPU)

Mediante este tipo de proyecto, gestionamos el pago por uso de una máquina o el coste por copia.

PPU

A continuación, rellenaremos los campos comunes para los distintos tipos de proyectos.

Código: referencia del proyecto.

Nombre: Denominación que se le asigna.

Fecha de inicio: Fecha de comienzo del proyecto.

Fecha fin: Fecha de finalización de proyecto.

Serie: La serie asignada al proyecto. La toma de la indicada en el usuario y suele ser la serie especial creada para Servicios.

Almacén: Código del almacén de donde tomará las materias primas y los conceptos que se van a utilizar a la hora de facturar.

Usuario: Datos del usuario responsable del proyecto, Por defecto aparece el que lo da de alta.

Tipo: Marcaremos el tipo de proyecto que vamos a generar. . Por defecto aparecerá seleccionado el que definimos en la Parametrización.

Monitorización: Sirve para saber la forma en la que se va a realizar el seguimiento de las actuaciones de un proyecto. Le indicaremos si el envío de los datos va a ser de forma  automática, por e-mail o por teléfono.

Cliente: Los datos del cliente al que se atribuye el proyecto.

Técnico: Usuario/Técnico responsable del servicio a realizar.

Estado: Asignaremos el estado del proyecto en función de los datos definidos en la Configuración.

Tipo: Asignaremos el tipo del proyecto en función de los datos definidos en la Configuración.

Artículo: Referencia y descripción del artículo asociado al proyecto.

Nº Serie: Nº de Serie del artículo asociado al proyecto. Es un dato obligatorio.

ID: Código de identificación del proyecto.

Actuaciones Facturables?: Si marcamos este check, toda actuación que demos de alta a posteriori, se marcarán por defecto como facturables.

En Vigilancia?: Dato informativo del proyecto para poder realizar un seguimiento especial.

Nº Fases: Le indicaremos el número de fases de la que consta el proyecto.

Cobertura: Porcentaje de cobertura del papel contratada por el cliente a la hora de imprimir. Esto sirve para calcular el tiempo medio que un tóner tiene que durar.

Bloqueado?: Al marcar este check, indicamos que el proyecto se encuentra bloqueado.

CONCEPTOS

Es la descripción de las líneas de venta que luego se facturarán a los clientes. Desde esta pestaña, asignaremos todos los conceptos que se van a utilizar en el proyecto y que ya tendremos dados de alta en el Maestro de Artículos del módulo de Gestión.

Precio Excedentes: Indicamos a cuánto vamos a facturar lo que exceda de la cantidad indicada.

Facturación Mínima?: Marcamos el check cuando siempre quiero que facture como mínimo la cantidad indicada del concepto.

Cantidad Fija: Marcamos el check cuando siempre facturemos la misma cantidad.

Al de alta un proyecto, en la primera fase, podemos inicializar el contador, ya que no siempre la máquina comienza su función de cero.

Asignar Fases: Desde este botón, asignaremos los conceptos a las fases creadas en el proyecto.

Generar Presupuesto: Desde este botón, podemos generar un Presupuesto. Marcamos el check de las líneas que vamos a incluir en el presupuesto y pulsamos el botón. Se abre la ventana de presupuestos del Módulo de Gestión.

Facturar Conceptos Actuaciones: Marcando este check, se facturarán los Conceptos en las Actuaciones.

COSTES

Desde esta pestaña, podemos introducir los distintos gastos adicionales (costes) asociados a las distintas fases. Podemos introducir mano de obra, materias primas y otros gastos derivados.

Asignar a Fases: Desde este botón, podemos asociar de forma automática, los costes a las distintas fases.

FASES

Son los distintos períodos por lo que pasa el proyecto hasta su finalización. Se suelen establecer normalmente por períodos mensuales, son facturables y llevan asociadas distintas actuaciones y conceptos (heredados del proyecto).

Se pueden dar de alta de forma manual, rellenando los datos que nos solicita la pantalla,

FASES

o de forma automática, pulsando el botón que aparece en pantalla.

GENERAR FASES: Al pulsar el botón de Generar fases, se abre la ventana de generación automática.

Nº Fases: Número de Fases que vamos a crear.

Importar Conceptos?: Al marcar este check, importamos los conceptos que previamente tengamos dados de alta en la pestaña de Conceptos del proyecto.

Importar Presupuestos?: Al marcar este check, importamos los presupuestos que tengamos generados en el proyecto a partir de los conceptos dados de alta.

Generar Actuación?: Al marcar este check, genera de forma automática las actuaciones en cada una de las fases.

Días desde Inicio: Días que van a transcurrir entre cada una de la fases.

Importar Conceptos Conteo?: Marcando este check, importamos los conceptos de conteo de forma automática.

Tipo de Actividad: Asignamos tipo de Actividad que tenemos dadas de alta en CRM.

Carácter: Asignamos el Carácter que tenemos dado de alta en CRM.

Tipo de Actuación: Asignamos el tipo de Actuación que hemos dado de alta en la configuración del Módulo.

Estado: Asignamos el Estado que hemos dado de alta en la configuración del Módulo.

Esto generará cada una de las fases indicadas, con sus actividades, actuaciones y conceptos a facturar.

CONCEPTOS: Desde esta pestaña, podemos gestionar los conceptos asignados a cada fase.

Cantidad: Para PPU, este campo es el dígito del contador, no la diferencia en la lectura.

COSTES: Desde esta pestaña, podemos gestionar los gastos adicionales (costes) asociados a las distintas fases. Podemos introducir mano de obra, materias primas y otros gastos derivados.

Disponemos de la opción Importar Costes, que asigna de forma automática los costes asignados al proyecto.

ACTUACIONES: Desde esta pestaña gestionamos las actuaciones relacionadas con la fase. Cada uno de los técnicos, anotará los trabajos realizados en función de las actividades generadas en su agenda.

Podemos darlas de alta de forma manual…

ALTA ACTUACIONES