Pedidos de compra en el software de gestión (M.Gestión)

1.- Nuevo Pedido

Desde Menú Gestión, Proceso de compra, Pedido, opción I.- Nuevo, nos aparece el siguiente formulario

Los campos a completar en este formulario son:

  • Serie: Enlazada con la tabla del Menú Configuración. Opción R. Series de Documentos y que aparecerá inicializado con la serie asignada al usuario que genera el documento. Si el proveedor tiene asignada una serie específica distinta de la del usuario, preguntará si queremos aplicarla:

  • Su Nº Pedido: (opcional) Es el número de pedido del proveedor y que nos servirá como referencia hacia el, mientras que nuestro número de pedido se genera de forma automática.
  • Fecha: Fecha del pedido.
  • Fecha Tope Entrega: Se toma automáticamente del campo “Días Servicio” de la ficha de proveedor.
  • Usuario: Persona que da de alta el pedido de compra.
  • Nº Operación: Para enlazar diferentes documentos de compra y venta.
  • Proveedor: Al que realizamos el pedido de mercancía.
  • Forma de Pago: Recuperado de la ficha del proveedor.
  • Contacto: Indicará, por defecto, la persona de contacto principal pudiéndose elegir cualquier contacto dado de alta en la ficha del proveedor.
  • % Dto Comercial: Recuperado de la ficha del proveedor sobre el total del pedido y que se iniciará con el indicado en la ficha del proveedor.
  • % Dto por pronto pago: Por defecto el indicado en la forma de pago.
  • Imp. Mínimo: Importe mínimo que nos exige el proveedor para no imputar gastos de envío.
  • Almacén: Almacén donde va a llegar la mercancía.
  • Impreso: Este check se marcará si el pedido ha sido impreso.
  • Env. Email: Este check se marcará si el pedido ha sido enviado por e-mail.
  • Env. Reclamación e-mail: Este check se marcará si se ha enviado una reclamación vía e-mail.

Para la introducción de líneas dentro del pedido haremos doble clic sobre la rejilla, o pulsaremos la tecla Insert con lo que aparecerá el siguiente formulario:

Situados en el campo artículo podremos indicar la referencia del artículo, la asignada por el proveedor, el código de barras, el código anterior o incluso la referencia del fabricante siempre que tengamos estos datos en la ficha del artículo, dispondremos, como en el resto de la aplicación, de la opción Si no sabemos la referencia del Artículo podremos utilizar la tecla F5 para mostrar el localizador de artículos y poder localizar por la descripción del artículo, F6 para modificarlo, F7 para darlo de alta, F8 para poder buscarlo por partes (esto lo tendremos que configurar en parametrización, para ello consultar la entrada consulta de artículos con F8). Al elegir la opción F8 nos aparecerá el siguiente formulario:

Si el artículo no está dado de alta para el proveedor al cual vamos a pedir le mercancía, el programa nos avisará, y pedirá confirmación para seguir con la introducción de datos.

En el campo Cantidad aparecerá por defecto la unidad de compra indicada en la ficha del artículo pudiendo ser modificada por nosotros.

De la misma forma aparecerá el precio y los descuentos memorizados en la ficha del artículo-proveedor. Aparecerá también el stock actual del artículo así como la cantidad mínima de pedido que exige el proveedor para este artículo. En la parte inferior aparecerá la información referente a la última compra realizada de este artículo.

El campo F. Prev. Entrega se calculará en función de los días que tarda el proveedor en servirnos la mercancía más la fecha del pedido indicada en la cabecera.
Últimas compras: Esta rejilla nos muestra un histórico de las últimas compras a este proveedor. (Pedido, Albarán y Factura).
Incidencias: podremos generar una incidencia (siempre que tengamos contratado el Módulo de Calidad).
En caso de que esta línea se haya cancelado en la recepción de mercancía, posteriormente podremos visualizarla desde aquí ya que aparecerá con el check Cancelada marcado.

En el campo Notas podremos escribir cualquier aclaración que queramos que aparezca debajo de la línea del pedido y que el proveedor visualizará.

Repetiremos este proceso para introducir todas las líneas del pedido. Una vez que tenemos completadas todas las líneas que deseamos pedir pulsar Aceptar para grabar el pedido, o bien Imprimir para grabar e imprimir el pedido.

Al imprimir un Pedido se marcará automáticamente el check Impreso para después tener una constancia de los pedidos que han sido impresos en papel.

Como botones adicionales disponemos de:

  • Utilidades: Donde aparecerá un menú desplegable con las siguientes opciones:
  • Generar Albarán en un ERP: Para generar el albarán será necesario seleccionar previamente, mediante check, las líneas del pedido que se van a incluir en el mismo. Cuando pulsamos esta opción se grabará el albarán correspondiente a la selección (aparecerá en pantalla para su modificación y consulta. Deberemos pulsar Aceptar para grabarlo definitivamente en el sistema). Para grabar el albarán el programa exigirá la introducción del campo su número de albarán  y la fecha del albarán. En este caso las líneas del pedido seleccionadas quedarán marcadas como recibidas.
  • Copiar líneas a Nuevo Pedido: Existe la posibilidad de duplicar pedidos a proveedor, para ello deberemos de marcar las líneas que queramos pasar al nuevo pedido. A continuación se nos preguntará por la serie y el almacén al que queremos llevar este nuevo pedido.

  • Enviar por e-mail: Seleccionando esta opción el pedido se mandará por e-mail al contacto seleccionado del proveedor. Antes del envío, si siempre que se haya configurado así, aparecerá un formulario previo en el que podremos cambiar la dirección de correo que se muestra por defecto, así como personalizar el asunto y el cuerpo del mensaje.Para saber si se ha mandado o no al proveedor posteriormente se marcará automáticamente el check Env. Email en la ficha del pedido para dejar constancia del envío. En el e-mail aparecerán las notas del documento como las de las propias líneas.

  • Notas: Con esta opción tenemos la posibilidad de realizar anotaciones correspondientes al pedido de forma que puedan ser consultadas con posterioridad.
  • Anticipos: Podremos contabilizar, visualizar y/o abonar un anticipo de compra. El importe del anticipo, se deducirá del vencimiento una vez facturada la compra.

anticipo compra

  • Albaranes: Para visualizar el o los albaranes generados a partir de este pedido.
  • Ver Documentos: Podremos ver los documentos adjuntos a este pedido o adjuntar un documento nuevo.
  • Generar XML: genera un fichero XML para la comunicación EDI con el Proveedor.
  • Generar etiquetas: Generaremos las etiquetas para los artículos seleccionados (siempre que tengamos marcado el check “Emitir Etiquetas” en la pestaña Datos en la Ficha del Artículo). Para ello nos aparecerá el siguiente formulario donde deberemos introducir la tarifa de la que queremos generar las etiquetas:

  • Generar Compra a central: esta opción solo funcionará si tenemos contratado el Módulo de Integración entre Empresas. Para más información consultar la Entrada “Módulo de Integración entre Empresas”.
  • Anular restos: Podremos anular la mercancía no recepcionada.
  • Cambiar precios: Marcando previamente las líneas a procesar, esta opción nos permite aumentar o disminuir un porcentaje fijo todas las líneas incluidas en el pedido (si por ejemplo el proveedor hubiera actualizado sus precios), apareciéndonos el siguiente formulario:


Siguiendo la norma general, la aplicación detectará que el precio introducido no corresponde con el precio de compra registrado en su ficha y propondrá al usuario actualizar sus condiciones

Pulsando la opción “Si”, el nuevo precio se quedará registrado en la ficha del Artículo-Proveedor arrastrándose a futuras compras, si pulsamos “No” este precio sólo se aplicará a esta compra en particular.

      • Packing: para poder generar un Packing List.

 

 

  • Totales: Seleccionando esta opción podemos ver una tabla con los totales del pedido desglosado por los diferentes tipos de IVA.
  • Incidencias: Donde dispondremos de la opción de vincular a este documento alguna incidencia relacionada (Generar). Además podremos consultar aquellas incidencias generadas previamente (Visualizar). (Siempre que tengamos contratado el Módulo de Calidad).
  • Imprimir: Imprimiremos el documento
  • Generar Por Modelo: Podremos generar el pedido por Tallas y Colores.
  • Documentación: Sólo visible cuando se tenga contratado el módulo Multiempresa
  • Generar Documentos entre almacenes
  • Reparto y Etiquetaje

2.- Consulta de Pedidos

Desde Menú Gestión, Proceso de Compra, Pedido, opción J.Consulta , nos aparecerá el siguiente formulario:

Podremos realizar la Búsqueda en base a estos criterios:

  • Proveedores
  • Fechas
  • Series
  • Número
  • Estados

Y a su vez podremos seleccionar:

  • Todos
  • Pendientes de Servir
  • Con Fecha de Servicio Cumplida
  • Servidos

Una vez realizada la selección obtendremos una rejilla similar a la siguiente:

3.-Localización de Pedidos

Desde Menú Gestión, Proceso de Compra, Pedidos, opción K.- Localización, podremos  localizar un pedido de compra .Apareciéndonos un formulario similar al siguiente:

Podremos localizar el Pedido por:

  • Su número de Pedido
  • Número
  • Fecha
  • Proveedor Referencia

4.-Consulta de líneas de pedido

Desde Menú Gestión, Proceso de Compra, Pedido, opción L.- Consulta de lineas,  podremos consultar las líneas de pedido de compra, para lo que nos aparecerá el siguiente formulario:

Podremos realizar la consulta en base a los siguientes criterios:

  • Fecha
  • Almacén
  • Artículo
  • Familia
  • Proveedor
  • Estado
  • Sección
  • Modelo

Pulsando el botón “Más” podremos consultar por Talla y Color, lo vemos en el siguiente ejemplo:

A su vez podremos seleccionar

  • Pendientes de servir
  • Con Fecha Servicio Cumplida
  • Ya servidas
  • Canceladas
  • Todas

Una vez seleccionados los rangos de Pedidos a consultar obtendremos una rejilla similar a la siguiente:

Desde esta rejilla tendremos las siguientes opciones:

  • Botón “Inf. Clientes”: Podremos obtener un informe por clientes, lo vemos en el siguiente ejemplo:

  • Botón “Gen. Packing”: Generaremos un Packing List con las líneas que tengamos marcadas en la rejilla. Nos aparecerá el siguiente formulario:

Introduciremos la Descripción y la fecha y pulsaremos “Aceptar” quedando generado el Packing.

  • Botón “Especificar Informe”: Podremos seleccionar entre los siguientes Informes:

  • Botón “Visualizar Informe”: visualizaremos el informe seleccionado, veamos como ejemplo el informe de “Listado pedidos a proveedor por artículo”: