Envio de documentos por e-mail en el software de gestión (M.Gestión)

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Desde Parametrización, General, opción D.- CRM, de nuestro software de gestión Axos Visual, podemos enviar documentos por e-mail (Albaranes, Pedidos, Facturas, Incidencias, Reclamaciones, Claves Web), siempre que tengamos contratado el Módulo CRM.

1.- Configuración.

Para poder enviar e-mails, tendremos que previamente configurar las siguientes opciones, en Parametrización del Módulo CRM:

 

Acedemos a la rejilla Envio de prespuesto por e-mail y nos aparece el siguiente formulario.

  • Modo de Envío: Se configura de dos maneras:
  • Siempre: Si queremos que enviarlo automáticamente.
  • Pedir Confirmación: Si queremos que antes de enviar por email la aplicación nos pregunte si realmente queremos enviar el email a fin de evitar envíos por error.
  • Plantilla Texto: Estas plantillas las habremos configurado previamente en Parametrización General del Módulo CRM, en el apartado “Mantenimiento Textos Email”.
  • Modificable: Marcando este check antes del envío se mostrará un formulario con el contenido del mensaje
  • Genera Actividad: Siempre que tengamos contratado el módulo CRM podremos configurar si queremos que le genere alguna actividad a un operador para un día determinado.
  • Genera Seguimiento: Podremos definir si queremos que se genere un seguimiento de esta Incidencia por parte de algún operador.

2.- Operativa.

Para poder Enviar documentos por email, deberemos entrar en cualquier documento (Albarán, Pedido, Factura, Presupuesto, etc.) y una vez en el documento pulsaremos el botón “Otros Datos”, seleccionando “Enviar por e-mail”, como podemos ver en la siguiente pantalla:

Seleccionando esta opción el documento se mandará por e-mail al contacto seleccionado del proveedor o  cliente.

Si el cliente tiene configurado en su ficha (Pestaña Facturación – Parámetros), el Envío emails personalizado, podremos indicar en los contactos que tipo de documento deberá recibir a través del envio por mail de Axos, independientemente del contacto en el documento. Si un documento no tuviera ningún contacto asignado, se enviará al contacto del documento.

Antes del envío, y siempre que se haya configurado así marcando el check “Modificable” visto anteriormente, aparecerá el siguiente formulario previo en el que podremos revisar y realizar los cambios que consideremos oportunos (la dirección de correo que se muestra por defecto, personalizar el asunto o el cuerpo del mensaje)

  • Para: Pulsando el Botón “L” en la opción “Para” podremos seleccionar y añadir otro contacto de los que tengamos dados de alta en la ficha del Cliente.

2.- Operativa.

Por defecto, la aplicación coge el mail de la persona de contacto que tiene la direccion de correspondencia de la factura

  • Asunto: Por defecto será el documento que al que se refiera el e-mail.
  • Adjunto: Pulsando el botón “L” podremos adjuntar un archivo al e-mail..
  • Texto del email: Pulsando el botón “Tipo” podremos seleccionar una plantilla de texto de aquellas que tengamos previamente configuradas como cuerpo del mensaje.

Para saber si se ha mandado o no al proveedor posteriormente se marcará automáticamente el check Env. Email en la ficha del pedido para dejar constancia del envío. En el e-mail aparecerán las notas del documento como las de las propias líneas.

2.- Operativa.

Los Tipos de e-mails que podremos enviar (siempre que tengamos contartado el Módulo de Marketing (CRM) son los siguientes:

  • Confirmación de aceptación de Presupuesto.
  • Envío de Presupuesto.
  • Entrada de pedido Web.
  • Aceptación de Pedido Web.
  • Envío de Pedidos de Venta.
  • Facturación  de Pedidos de Venta.
  • Envío de Albaranes de Venta.
  • Facturación de Facturas de Venta.
  • Envío de Pedidos a Proveedor.
  • Reclamación de Pedido.
  • Facturación de Claves Web.
  • Envío de Tarifa por e-mail en un ERP
  • Envio de lista de Artículos.
  • Facturación de Incidencia en Ventas.
  • Envio de Incidencia en Compras.
  • Facturación Incidencia Almacén.
  • Alta Incidencia Almacén.
  • Alta Incidencia Contabilidad.
  • Envío Incidencia Contabilidad.
  • Alta Incidencia Tesorería.
  • Envío Incidencia Tesorería.
  • Alta Incidencia Comercial/CRM.
  • Envío de Incidencia Comercial/CRM.
  • Alta Incidencia TPV.
  • Envío Incidencia TPV.
  • Alta incidencia Web.
  • Envío Incidencia Web.
  • Alta Incidencia Calidad.
  • Envío Incidencia Calidad.
  • Relamación Recibo.
  • Devolución Recibo.

Importante destacar que todos los e-mails relacionados con Incidencias los podremos enviar siempre que tengamos contratado el Módulo de Calidad.