Clientes en el software de gestión (M.Gestión)

Desde Menú Gestión, Maestros, Clientes, encontramos las opciones necesarias para el alta, consulta y localización de clientes.

1.- Nuevo Cliente en el ERP

Desde Menú Gestión, Maestros, Clientes, opción A.- Nuevo

La ficha general de clientes esta compuesta de una zona superior, donde se encuentran un conjunto de datos de cabecera, y una zona inferior formada por 11 pestañas o subformularios de la misma ficha,  donde se encuentra agrupada el resto de la información referente al cliente.

La ficha de cliente tiene el siguiente aspecto:

Cliente nuevio

 

Dentro de la ficha de cliente aparecerán sombreados en azul los campos obligatorios para poder aceptar tanto el alta como la modificación de su ficha.

Pestaña Datos Generales:

  • Referencia: Campo numérico que servirá para identificar al cliente dentro de todas las opciones de la aplicación. En el momento de dar de alta una nueva ficha el sistema nos da la opción de asignarlo manualmente, realizando la comprobación de no duplicidad con otra ficha existente. Una vez creada la ficha de un cliente este campo no se podrá modificar.

Si no rellenamos este campo y asignamos una cuenta contable de otro cliente, la aplicación preguntará si estamos seguros de utilizarla o si queremos cambiarla. Se generará una referencia automática con el formato 1111111111.

  • Nombre Comercial: Designación que aparecerá visible en todas las opciones relacionadas con clientes (se admite caracteres especiales tales como la “@”)
  • Nombre Jurídico: Será el que aparecerá reflejado tanto en las facturas como en toda la información referente al módulo de contabilidad y los diferentes informes
  • Código Proveedor: Permite introducir nuestro código de proveedor habitual para ese cliente.
  • Cuenta Contable: Este campo es el vínculo con los módulos de Contabilidad y Tesorería, se completará de forma automática si en los parámetros de Gestión del sistema así lo establecemos (marcando el check “Usar código como cuenta contable”). Los tres primeros dígitos de la cuenta, serán los de la cuenta contable que le corresponda a la partida, para el caso del cliente (430) y los demás dígitos se actualizarán una vez informado el campo Referencia del cliente, con los últimos dígitos del mismo.En el momento que se asigna una cuenta contable esta será dada de alta automáticamente en el módulo de contabilidad así como toda la información fiscal recogida en la ficha de gestión. Desde este campo podremos acceder también a la cuenta contable del módulo de contabilidad. Si la cuenta contable propuesta o metida en Axos ya está usada en otro cliente y/o ya creada, saltará un mensaje de aviso.

    Pestaña Datos Generales:

  • NIF: En el momento de indicarlo el sistema lleva un control automático de forma que lo valida y si difiere de su cálculo, se visualiza una pantalla de alerta, que informa de la cadena de NIF que corresponde dando la opción a aplicar el correcto. Si el NIF fuera de un cliente extranjero, existe un proceso que añade al propio NIF el ID del país.
  • Vendedor: Permite asignar un vendedor fijo al cliente para el control de documentos y cálculo de comisiones. Este campo está enlazado con la tabla Vendedores.
  • Televendedor: Permite asignar un operador para ese cliente que será la persona responsable del seguimiento de cualquier actividad relacionada con él en el módulo de Marketing.
  • Dirección (Fiscal): Desglosada en vía (calle, avenida, travesía, etc.),  nombre de la calle, número, resto (por ejemplo: polígono industrial), código postal, población (se informará automáticamente al introducir el código postal), entorno (campo para ampliar la dirección), provincia, país y Dirección en Web.
  • Contacto: Donde se podrá introducir la persona de contacto, departamento,, teléfono, fax, e-mail. Con el botón “Actualizar” podremos cambiar la persona de contacto, así como todos los datos detallados anteriormente.
  • Horario: Horario de apertura de la empresa.
  • Web: Página Web de la Empresa cliente.

       Pestaña Datos Generales:

  • Notas de aviso: Campo que permite la introducción de texto explicativo a tener en cuenta.
  • Comprobar Observaciones: Si queremos que se muestren las observaciones del cliente, en caso de haber introducido algún texto en el campo “Notas de Aviso”, en el momento de generar cualquier documento relacionado con este
  • Comprobar Solvencia. El formulario de Solvencia, nos saltará automáticamente cuando tengamos el check de Solvencia habilitado, al dar de alta un documento de venta. En este nos aparecerán las Incidencias, los pedidos pendientes de servir,  los cobros pendientes, asi como las incidencias abiertas, como podemos ver a continuación.

solvencia

  • Estado-Cliente Bloqueado: Se marcará el check en caso de querer bloquear al cliente temporalmente, por ejemplo, por impago de alguna factura pendiente. Al dar de alta un documento  de venta aparecerá un recuadro informativo en la cabecera. Desde la versión 8.4, solo los usuarios habilitados podrán ver activas estas casillas.


Presupuesto cliente maestros

  • Estado-Cliente Borrado: Se marcará el check si se ha extinguido la relación comercial con este cliente o ha cambiado alguno de los datos básicos de su ficha. Marcándolo conseguiremos que el registro del cliente aparezca resaltado en color rojo en las rejillas relacionadas con clientes.
  • Sin cuenta CRM: Ficha de gestión sin ficha de CRM enlazada

Pestaña Facturación: 

pestana facturacion cliente

 

Tesorería:

  • Forma de Pago: Campo que permite asignar una forma de pago al cliente.
  • Recargo y pronto pago: Se arrastrará de la configuración que tengamos en la forma de pago. Pudiendo ser modificable para las condiciones particulares del cliente.
  • Cartera: Nos permite asignar una cartera a la que se asociarán los vencimientos generados para este cliente.
  • C.C.C.: Campos habilitados para la introducción de los datos bancarios del cliente. Se compone de un campo desplegable que permite localizar un Banco existente en la base de datos. Al seleccionar el banco desde este listado, se informa automáticamente el código de la entidad (4 primeros dígitos del número de cuenta). El resto habrá que completarlo según los siguientes 16 dígitos de la cuenta del cliente.
  • DCM: al marcar este check nos permite el calculo manual del Dígito de control (esto puede ser de utilidad para introducir cuentas bancarias de otros países).

  Tesorería:

  • IBAN: International Bank Account Number (4 caracteres, alfanumérico)
  • BIC: Bank Identfier Code (11 caracteres, alfanumérico)
  • Doc Adeudo: Se marcará cuando hayamos recibido el Documento de Adeudo del cliente
  • Referencia Mandato: referencia del mandato SEPA del cliente
  • Fecha Firma Mandato: fecha de firma del mandato SEPA del cliente
  • Días de Pago: Existe la posibilidad establecer hasta tres días fijos de pago para establecer la fecha de vencimiento de los recibos originados por facturación.
  • Cálculo Vtos.: Para indicar el procedimiento del cálculo de la fecha de vencimiento en la generación de recibos, se puede seleccionar entre: Más cercano / Inmediato inferior / Inmediato superior.
  • Periodo no Pago: Configuraremos aquí las fechas de inactividad del cliente (por ejemplo, el periodo vacacional) con el fin de que los vencimientos generados se lleven automáticamente al día al último configurado.

Gestión:

  • Tipo de facturación: Este campo permite especificar cada cuánto tiempo se le factura a un cliente. Será definible por el usuario dentro de la tabla 6. Configuración. H. Tipos de Facturación.
  • Desglose Facturas: Permite seleccionar una forma de facturación para cliente entre las siguientes opciones
    • Por albarán: Para generar una factura por cada albarán del cliente.
    • Agrupando albaranes: Donde se generará una sola factura por todos los albaranes del cliente.
    • Por Dirección de envío: Donde se generará una factura distinta por cada grupo de albaranes pertenecientes a una dirección de envío.
    • Factura por pedido: Donde se generará una factura distinta por cada pedido registrado por el cliente.
    • Factura por pedido si pedido completo: Donde se generará una factura distinta por cada pedido registrado que se haya completado la entrega de todos los artículos.
  • Tipo de Albaranes: Se puede seleccionar entre las opciones: Por pedido / Agrupando pedidos para indicar si queremos generar un albarán por pedido o un albarán agrupando varios pedidos.
  • Desglose Albaranes:
    • Agrupando pedidos: Todos los pedidos a un único albarán.
    • Por pedido: Un albarán por pedido.
  • Imp. Mínimo Facturas: Sirve para indicar el importe mínimo a partir del que realizar la facturación masiva de un cliente.

Contabilidad:

  • Serie por Defecto: Por defecto vacío. En el caso de asignar una serie, ésta será propuesta en la generación de cualquier documento, saltando un mensaje de alerta si no coincidiera con la establecida por el usuario.
  • Régimen de IVA: Se especifica el IVA aplicable al cliente. Permite seleccionar entre las opciones  Normal, Con recargo o Exento.
  • IRPF: Si el cliente es sujeto al IRPF se marcará este check y se activará el campo % a rellenar
  • Iva Peninsular: en caso de ser una empresa canaria trabajando con IGIC y IVA (Ver Parametrización/Consulta de Clientes), se marcará este check si se debe vender al cliente con el IVA Peninsular.
  • Tipo de operación: Campo desplegable que permite seleccionar una de las siguientes opciones: nacional, intracomunitaria, no comunitaria, etc. Estos tipos vienen definidos en la aplicación y serán los que se usan habitualmente para el cálculo de modelos oficiales en el módulo de contabilidad.
  • Contravalor: Este es un campo meramente informativo y sirve para la traducción de los documentos generados a la moneda indicada.
  • No actualizar datos contables: a marcar si no se desea actualizar los datos de gestión en contabilidad (CIF y cuentas). Para datos fiscales compartidos por varios clientes de gestión

Parametrización:

  • Referencias especiales: Marcaremos este check si queremos asignar a los precios especiales del cliente una referencia y descripción distinta a la que tiene el artículo para el resto de los clientes.
  • Sólo precios especiales: Si el check está marcado, sólo se podrán vender al cliente aquellos artículos que tenga configurados en la rejilla de precios especiales. Al intentar vender un artículo que no estuviera en la lista se avisará al usuario mediante un mensaje de alerta.
  • Núm. de pedido obligatorio: Marcaremos el check no se podrá aceptar un pedido del cliente que no tenga “Su número de pedido” completado.
  • Pedidos completos: Marcaremos este check si el cliente exige el envío de todas las líneas de pedido no pudiendo servirse parcialmente.
  • Anular restos: Si el check está marcado, en el momento de servir pedidos la aplicación pedirá confirmación para marcar como cancelado el resto no servido.
  • Agregar Gatos de Envío: En este check se indicará si al cliente hay que aplicarle gastos de envío en función de las reglas establecidas en la tabla del Menú 6 Configuración L. Repartidores/Agen.

     Parametrización:

  • Valorar Albaranes: Si el check está marcado, por defecto todos los albaranes de ese cliente se imprimirán valorados
  • Envío e-factura: Marcaremos este check si el cliente desea recibir e-factura.
  • Cliente Interno: Check que se usa cuando la empresa tiene activas las gestiones Multiempresa, Multialmacén o Integración entre empresas. Se usa para los traspasos entre empresas/almacenes y las compras/ventas entre ellas. Teniendo marcado el check en parametrización en TPV, todas las ventas que generen las considerará regularizaciones.
  • Administración Publica: si el cliente es de Administración publica (integración Factura.e/Face). Al marcar este check se habilitarán campos especificos del FACE en las direcciones del cliente
  • Copias Alb. / Copias Fac.: Aparecerá reflejado por defecto el número de copias de albaranes y facturas que hayamos configurado en los parámetros del módulo de Gestión. (Parametrización- 1 Configuración Básica A-Gestión Sección Ventas) de la misma.

      Parametrización:

  • Condiciones especiales de compra: Al marcar este check, en las “excepciones por familias/marcas” de ese cliente, se activa check “Condiciones especiales de Compra”; si se marca este último, cuando desde un pedido de venta se genera uno de compra, se pasan los descuentos de los artículos. Sirve para pactar descuentos con el proveedor dependiendo del cliente al que se vende.
  • Revendedor: Para los clientes revendedores de artículos informáticos de Inversión de Sujeto Pasivo. Solicite a el manual especifico de la operativa
  • Permite dividir pedidos: habilita la utilidad Dividir en de los pedidos de venta. El importe minimo de división se configura en Parametrización.
  • No permitir pedidos incompletos: no se podrán servir pedidos parciales a este cliente
  • Pedidos web con confirmación: en caso de que el cliente, y de cara a su funcionamiento interno, no exija tener distintos perfiles para la compra on-line, usuarios básicos (sólo pueden hacer borradores de pedidos) y usuarios administradores (pueden validar y revisar los borradores de los pedidos de sus usuarios). En el artículo de Validación de Pedidos Web puede verse el funcionamiento de esta herramienta.
  • Envío emails personalizado: Al marcar este check, podremos indicar en los contactos que tipo de documento deberá recibir a través del envio por mail de Axos.

envio personalizado documentos

Al marcar en parametrización de TPV, el check de Tarjeta de Fidelización, aparecen dos nuevas líneas en la ficha del cliente.

  • Tarjeta Fidelización: En este campo, indicaremos el número de tarjeta de fidelización del cliente.
  • Ventas acumuladas: En este campo podemos consultar los puntos o las ventas que el cliente tiene acumuladas en su tarjeta de fidelización.

Pestaña Riesgos en el software de gestión:

Existen 2 tipos de riesgos:

  • Riesgo de Pedidos: Es el total de la mercancía en pedidos. Suma los importes de los pedidos pendientes de servir y de los pedidos nuevos.
  • Riego Cobros: Es el total de la mercancía del cliente. Suma los importes del Riesgo Pedidos, facturas vencidas, facturas no vencidas y albaranes sin facturar.

Los riesgos se calculan a nivel de líneas de documentos.

Pestaña Riesgos en el software de gestión:

Es importante destacar que el control del riesgo de cada cliente se puede llevar por varios criterios:

  • Por Importes, contemplándose el valor de toda la mercancía entregada o pedida por el cliente. Es decir, este importe considerará la mercancía facturada, vencida, sin vencer, albaranada o que se esté pidiendo en ese momento. (En el caso de controlar el riesgo por importes, se contempla la posibilidad de que el importe de riesgo no se descuente en el momento de liquidar los vencimientos pendientes sino que se puede configurar un número de días determinado a partir del momento del cobro para poder así asegurar el periodo en el que el cliente puede devolver el recibo.)
  • Por número de recibos vencidos, estableciéndose un número máximo de efectos ya vencidos.
  • Por días desde el vencimiento, controlando un número máximo de días en los que el cliente se está retrasando en el pago del primer recibo vencido.

  Pestaña Riesgos en el software de gestión:

A cada cliente podremos asignarle un riesgo específico y configurar que la aplicación avise al superarlo mediante un mensaje, siendo el usuario el que decidirá si cursar el documento o bloquearlo, o bien, que avise y bloquee automáticamente.

  • No controlar: no se va a controlar el riesgo de cliente.
  • Solo Avisa: al marcar este check el l usuario deberá introducir el importe máximo autorizado del riesgo. Este tipo de control significa que al dar de alta una línea de un documento de venta, la aplicación avisara mediante un mensaje del importe actual acumulado en el cliente, pero dejara dar de alta la línea aunque se haya superado el importe del riesgo.
  • Avisa y Bloquea: al marcar este check el  usuario deberá introducir los importes máximos autorizados del riesgo: por la aseguradora y por la empresa, siendo el riesgo real del cliente el mayor de estos 2 importes. Con este control, al dar de alta una línea de un documento de venta, la aplicación avisara mediante un mensaje del importe actual acumulado en el cliente. Si este ha superado el importe indicado en la ficha del cliente, la aplicación no dejara dar de alta la nueva línea.

 

Pestaña Riesgos en el software de gestión:

Desde la ficha del cliente, el usuario siempre podrá conocer el estado actual de los importes de los pedidos, facturas y cobros pendientes:

 

Si  un cliente ha superado su riesgo y si la aplicación no acepta que se le asigne ningún nuevo pedido, el usuario tiene 2 opciones:

  • Parar el proceso de venta hasta que se solucione su situación
  • Que un administrador / responsable le desbloquee el pedido.

Otros datos informativos:

  • Pendiente: importes pendientes hasta llegar al importe concedido de riesgo. Existen 3 tipos: Servir, facturar, cobrar, e importe vencido
  • Nº de facturas: cantidad de facturas pendientes de cobro

Otros datos disponibles desde la pestaña:

otros datos riesgos

  • Asegurado/Autorizado: si el cliente tiene una poliza de riesgo con una asegurada

  • Crédito a cuenta: Si se quiere depositar un saldo a cuenta en la ficha del que luego podremos ir descontando introduciendo albaranes.
  • Importe min. pedidos: si no queremos servir mercancia al cliente si el pedido no supere un importe configurable.

Pestaña Tarifas:

En esta pestaña se establecerán las condiciones comerciales para el cliente, pudiendo indicar además de una tarifa general, condiciones particulares para cada una de las familias definidas en la aplicación.

tarifa

Condiciones Generales:

  • Descuento comercial: Permite especificar el porcentaje de descuento que se aplicará al cliente sobre el total de los documentos.
  • Aplicar Oferta:Estableceremos en qué casos se le va a aplicar una oferta a este cliente. Seleccionar entre las opciones:
    • Siempre: Se aplicarán las ofertas siempre que estén activas.
    • Nunca: No existen ofertas para este cliente.
    • Sólo más Favorable: Aplicará el mejor precio al cliente comparando el precio de la oferta contra el resultante de sus condiciones especiales.
    • Nunca si Precio Especial: Nunca se le aplicará oferta si tiene aplicado un precio especial.
  • Tarifa General: Se deberá establecer obligatoriamente una tarifa para el cliente y a partir de aquí se podrán aplicar los descuentos comerciales que se estimen oportunos, en función de la situación particular del mismo.

Las tarifas las podemos definir en 4. Maestros, Opción O. Tarifas. También se pueden crear desde el localizador (Nueva Tarifa General F7)

  • Descuentos %: Serán los descuentos por línea adicionales que este cliente tendrá sobre la Tarifa General asignada en la ficha. Se ofrece la posibilidad de asignar hasta dos descuentos.

Excepciones:

  • Grupo de cliente: Campo desplegable que permite “Localizar Grupos de Cliente F5” al que se podrán asociar precios especiales para determinados artículos.
  • Condiciones especiales: Desde la rejilla inferior en esta misma ventana, se podrán establecer excepciones por familias de artículos para el cliente, además de descuentos específicos para estas familias, a través de las rejillas habilitadas para ello. Para ello habrá que indicar sobre que familia se establece la condición especial, así como la tarifa y el descuento a aplicar (este último dato no es obligatorio). Para poder establecer Condiciones especiales, haremos doble clic en el campo “Familia”, seleccionaremos una de ella y  para poder establecer los descuentos tabularemos por los distintos campos.
  • Precios Especiales:
    En esta ventana, se visualizan los precios especiales que tiene asignados este cliente.
    Se establecen precios especiales para determinados artículos que se le ofertan, con independencia de la tarifa que tenga asignada y las excepciones por familia de artículos que se le establezcan. Este precio especial, prevalecerá sobre el precio resultante de los casos anteriormente citados. Esta ventana nos permitirá visualizar: la Lista completa de Precios Especiales desde el desplegable habilitado para ello.
    Para dar de alta un nuevo precio especial para un sólo artículo, se hará doble clic en la rejilla y aparecerá la siguiente pantalla:

  • Cliente: Este campo se informará automáticamente con la referencia del cliente.

Excepciones:

  • Artículo: Se trata de un campo desplegable, que nos permite Localizar Artículo F5 desde una lista previamente definida (en el menú de artículos), Modificar Artículo F6 (se visualiza la pantalla “Modificación de artículos” para la actualización de parámetros del artículo) y Nuevo Artículo F7 (se abre la ventana “Grabación de artículos” para dar de alta a uno nuevo). Estas mismas funciones están accesibles desde el menú maestro de Artículos.Se seleccionan los artículos que van a tener un precio especial, independientemente de las condiciones comerciales generales asignadas al cliente (Tarifa General).
  • Fecha Inicio / Fecha Fin: Para dar de alta un nuevo precio especial, es necesario establecer un rango de fechas entre las cuales va a tener validez ese precio especial para el cliente. Pulsando sobre el desplegable, se visualiza un calendario para agilizar la selección de fechas.
  • Condiciones:

  • Precio del Artículo en la Tarifa “x”: Este campo se informará automáticamente con el valor que tiene ese artículo en función de las condiciones comerciales del cliente. Es decir, se valora a Tarifa General del cliente. Es necesario que el artículo esté dado de alta en esa tarifa, sino, el campo se informará con valor cero por defecto.
  • Precio coste: Informa del precio de coste del artículo
  • Margen: Porcentaje de beneficio a aplicar al precio de coste.
  • Precio con margen: Precio resultante de aplicar el margen al precio de coste.
  • Precio especial: Para indicar que la excepción corresponde a un precio especial y su correspondiente precio.
  • Descuento Especial: Para indicar que la excepción corresponde a un descuento especial y su correspondiente descuento.
  • %Descuento: si se pacta con el cliente (independiente del % descuento comercial general asignado para esa tarifa y cliente en sus condiciones comerciales).
  • Condiciones:

  • Resultado: Precio neto final al que el cliente podrá comprar el artículo.
  • No actualizable desde Grupos: Servirá para indicar que esa condición especial es independiente de las definidas dentro del grupo de clientes (siempre y cuando el cliente pertenezca a un grupo). El precio especial que se asigne a este cliente y artículo se mantendrá fijo, con independencia de las actualizaciones que se realicen para el Grupo.
  • % Comisión: Se puede establecer un % de comisión por la venta de ese artículo para el vendedor asignado a ese cliente, independientemente de la comisión que tenga establecida en su perfil general de comisiones. (tiene sentido que sea un % inferior al establecido como general, porque el precio que se oferta para este artículo también será menor).
  • Condiciones especiales de compra: Este caso se dará cuando pactemos un precio especial con el proveedor exclusivamente para este cliente. Destacar que estos precios sólo se aplicarán cuando el pedido de compra se realice directamente desde el pedido de venta del cliente, al habilitar este check nos aparecerán los campos necesarios para establecer dichas condiciones.

  • Condiciones:

  • Referencia especial: Los siguientes campos sólo estarán visibles si está marcado el check “Referencias especiales” de la pestaña “Datos de facturación”
  • Referencia: Código con el que el cliente identifica al artículo. Esta será la referencia que habrá que introducir en el alta de línea del documento para que salga impresa tanto la referencia como la descripción especial.
  • Nombre Artículo: Descripción del artículo para el cliente.

Además de la posibilidad de dar de alta de forma manual los precios especiales de clientes, tenemos la funcionalidad dentro de un presupuesto de traspasar todas sus líneas como precios especiales, así como copiar los precios especiales de otro cliente.

Para borrar los precios especiales contenidos en la ficha de un cliente existe un proceso en la tabla de precios especiales (la cual obtendremos cargando el histórico desde una rejilla de clientes). Dicho proceso borrará todos los precios especiales que se encuentren en rejilla en ese momento por lo que es de vital importancia tener la precaución de haber seleccionado previamente únicamente los clientes de los que queremos borrar los precios especiales.

Pestaña Contactos:

En esta rejilla se podrá realizar el alta de distintos contactos en la empresa.

Contactos

Para dar de alta un nuevo contacto se hará doble clic en la rejilla, apareciendo la siguiente pantalla:

crear contacto

 

  • Nombre: De la persona de contacto.
  • Cargo: De la persona de contacto

 

Pestaña Contactos:

  • Departamento: Campo desplegable que permite Localizar F5, Modificar F6 y dar de Alta F7 a departamentos para los cargos. Al Localizar Departamento se visualiza un listado con los departamentos previamente dados de alta pudiendo localizar el que corresponda a través de criterios Código o Nombre. Se pueden dar de alta nuevos departamentos a través del botón habilitado para ello en la parte superior derecha de la rejilla.También se pueden crear nuevos departamentos desde el Módulo CRM, en la opción 4.Configuración, D. Departamentos.
  • Teléfono 1, Teléfono 2, Fax, e-mail: Datos necesarios para comunicarse con el contacto.
  • Contacto Principal: Al marcar este check, el contacto pasará a ser el principal de la empresa cliente y por defecto se reflejará en todos los documentos que se generen para el mismo.
  • Datos Web: Datos necesarios para que el cliente acceda a su zona privada en la Web.

 Pestaña Contactos:

  • Persona que Autoriza: Datos de la persona que autoriza el acceso a la Web para este contacto.
  • Fecha de Autorización: Seleccionar fecha de autorización a partir de la cual el cliente podrá acceder a su sitio en la Web.
  • Nombre Web: Nombre de usuario asignado al cliente para que acceda a su zona privada en la Web.
  • Clave Web: Clave de usuario asignado al cliente para que acceda a su zona privada en la Web.
  • Generar Claves: Botón habilitado para que el sistema genere automáticamente las claves de acceso a la zona privada para ese cliente. Al generar las claves a través de este botón, el campo Clave Web se informará con la referencia del cliente automáticamente: coge el codigo cliente + primera letra del nombre +2 digitos del codigo del contacto (limite 99). Si el contacto no tiene USUARIO; se creará automáticamente con el destinatario del mail (datos anteriores al @ del mail de contacto).El sistema nos da la posibilidad de enviar las claves de acceso al cliente por e-mail.  Para la generaración de claves y el envio por mail es imprescindible tener rellenado el campo EMAIL del contacto.

Pestaña Contactos:

  • Ver Precios Especiales: Al marcar este check el contacto sólo podrá visualizar precios especiales  desde la Web.
  • Visualizar en Web: Podremos configurar que es lo que queramos que vea el cliente desde la web: Ver sus datos, Ver bajar tarifa, Ver pedido rápido, Ver pedido tipo, Ver pedidos pendientes, Ver cesta de la compra, Ver estadísticas, Ver documentos.

Pestaña Direcciones:

Esta ventana, nos permite registrar diferentes direcciones de envío para el cliente, para el caso en que tenga más de un centro de negocio (tienda, almacén, etc.) y por lo tanto, los pedidos tengan que distribuirse a diferentes destinos.

Direcciones

En el momento que se crea un nuevo cliente se da de alta automáticamente la dirección de envío 1 con los mismos datos que los indicados en la pestaña “Datos Generales” del cliente y que serán actualizados automáticamente al modificar éstos.

Si se desea dar de alta una nueva Dirección de Envío, se hará doble clic dentro de la rejilla, o pulsando la tecla Insert, y aparecerá la siguiente pantalla:

Pestaña Direcciones:

  • Cuenta: Campo meramente informativo.
  • Centro: Campo desarrollado para identificar cada dirección de envío con la descripción de un centro.
  • Dirección de correspondencia: Al marcar este check indicamos que es la dirección de correspondencia que aparecerá en la factura de cliente, y que podrá ser distinta a los datos fiscales del mismo. En caso de no marcar ninguna dirección como dirección de correspondencia tomará como tal la de datos fiscales, y en caso de marcar varias direcciones de correspondencia cada factura de este cliente mostrará como dirección de correspondencia la dirección de envío del albarán.
  • Dirección Principal: Dirección que la aplicación tomará por defecto para todos los envíos.
  • Dirección: Pinchando en el localizador y seleccionando “Grabar dirección” aparecerá la siguiente pantalla que dará de alta como la dirección de envío de la ficha principal:

Pestaña Direcciones:

Una vez cumplimentados los datos en esta pantalla, volvemos a la pantalla de partida “Alta dirección envío”. Los campos Dirección, C.P., Población, Provincia y País, estarán informados. Además tenemos:

  • Ruta Reparto: Donde asignaremos la ruta de reparto a la que pertenece la dirección de envío definida. Se puede Localizar Ruta Reparto F5 (desde un listado previamente dado de alta en el menú 6. Configuración, Opción M. Rutas), Modificar Ruta Reparto F6 y crear Nueva Ruta Reparto F7).
  • Orden Reparto: Donde indicaremos el orden correspondiente dentro de la ruta de reparto asignada.
  • Portes Especiales: Marcando este check, podremos introducir unos portes distintos a los que tiene asignados por defecto esta ruta de reparto. En Importe Mínimo introduciremos la cantidad mínima a pedir para no aplicar portes. En Importe de Portes introduciremos el importe adicional a cobrar por portes si no se llega al importe mínimo.
  • Contacto, Teléfono, FAX: Para introducir el contacto éste deberá estar dado de alta previamente en la pestaña “Contactos”. Al pinchar en el localizador, o pulsando F5 con el cursor dentro del campo, podremos visualizar en una rejilla todos los contactos dados de alta. El teléfono y fax se informarán automáticamente al seleccionar el contacto.
  • Horario: Permite la introducción del horario de la persona de contacto en esa dirección concreta del cliente.

Pestaña Garantías:

Al seleccionar esta pestaña, se visualiza la siguiente pantalla con las garantías que el cliente tiene sobre determinados artículos.

garantias

En esta pantalla se recogerá el histórico de garantías que se asignan a los artículos. Las líneas se informarán automáticamente en función de las garantías por artículo que se detallen en la ficha del artículo y con la simple realización de un albarán donde se indicará el número de serie del artículo con garantía.

Pestaña Incidencias:

incidencias

Para dar de alta una Incidencia, haremos doble clic en una rejilla en blanco apareciéndonos el siguiente formulario:

incidencia2

Esta utilidad solo estará habilitada si tenemos contratado el Módulo de Calidad.

  • Descripción: Se trata de un campo desplegable, que nos permitirá Localizar Descripción F5 de una incidencia de una lista previamente definida Calidad / No Conformidades / Nueva o dar de alta a una nueva descripción. En el espacio en blanco habilitado, podremos dar una descripción más detallada.
  • Causas: Se trata de un campo desplegable, que nos permitirá Localizar Causa F5 de una incidencia de una lista previamente definida Calidad / Mantenimiento / Causas o dar de alta a una nueva causa. En el espacio en blanco habilitado, podremos dar una descripción más detallada.
  • Correcciones (CA): Se trata de un campo desplegable, que nos permitirá Localizar Corrección F5 de una incidencia de una lista previamente definida Calidad / Mantenimiento / Correcciones o dar de alta a una nueva corrección. En el espacio en blanco habilitado, podremos dar una descripción más detallada.
  • Resuelta: Se marcará este check, en caso de que la incidencia haya sido resuelta. Sirve principalmente para llevar un control de las incidencias.

Pestaña Incidencias:

  • Fecha Resolución: En caso de marcar el check anterior, se habilitará este campo y se informará por defecto con la fecha de resolución a día de hoy, aunque puede modificarse.
  • Pestaña Actividades: En esta pestaña se describirán las actividades llevadas a cabo para la resolución de esa incidencia. Si se hace doble clic sobre una línea en blanco, se enlazará con el Módulo CRM / Marketing de la aplicación y se abrirá la pantalla de cuenta del cliente para introducir las descripciones de las actividades realizadas y generar un registro de las mismas. Para agregar nuevas actividades a una incidencia o modificar las realizadas, basta con pinchar sobre la línea de esa incidencia dada de alta. Pestaña Texto: Se habilita un espacio en blanco para introducir las notas que se consideren oportunas referentes a esa incidencia de cliente.

Pestaña Observaciones:

Se utiliza para introducir cualquier tipo de información referente al cliente  que no tenga una ubicación específica.

observaciones

Desde la pantalla principal de la ficha de cliente y haciendo doble clic, o pulsando la tecla Insert sobre una línea en blanco de la rejilla que se habilita, se visualizará la siguiente pantalla:

Observaciones2

Pestaña Documentos adjuntos:

Existe la posibilidad de insertar un objeto externo (cualquier tipo de documento, imagen, etc.), a través del enlace que se habilita haciendo doble clic sobre el espacio en blanco. Se utilizará una herramienta externa para crear el documento en el formato especificado en la selección y se visualizará en este espacio. Se podrán agregar los documentos que se consideren oportunos y que den más información acerca de la incidencia. Además,para adjuntar un documento, haremos doble clic en una rejilla en blanco y nos aparecerá el siguiente formulario:

 

Para agregar un archivo, introduciremos la descripción y haciendo doble clic en la ventana de Descripción saltará a pantalla el siguiente formulario donde podremos examinar y adjuntar el archivo en cuestión.

Para adjuntar el archivo seleccionaremos la opción “Crear desde archivo” y luego pulsaremos sobre el botón Examinar para especificar la ruta en la que se encuentra.

Pestaña Comercial:

En esta Pestaña encontramos los siguientes datos:

Comercial clientes

  • Tipo de cliente: Campo enlazado con la tabla de configuración Tipos de Clientes (área Gestión  6.Configuración.  G. Tipos de Clientes), y que servirá para tipificar al cliente según un criterio establecido.
  • Zona de venta: Campo enlazado con la tabla de mantenimiento de Zonas de Venta (área Gestión  6.Configuración > O. Zonas de Ventas) y que servirá para agrupar a los clientes según zona geográfica para la obtención de estadísticas.
  • Fecha primer Pedido: fecha en la que el cliente nos hizo el primer pedido.
  • Data primer Albarán: Fecha en que le enviamos el primer albarán.
  • Registro última actividad: Fecha de la última actividad con el cliente.
  • Fecha último Pedido: Fecha en que el cliente realizó el último pedido.

Pestaña Comercial:

  • Días promedio Pedidos: Presenta el promedio de días que el cliente tarda entre cada pedido.
  • Fecha de Alta, Creado Por, Fecha de Modificación y Modificado por: Son datos útiles para llevar el control de las personas que acceden a modificar las fichas de los clientes cualquiera que sea su campo.
  • Informes: desde el cual accederemos a los informes:
  • Clasificación ABC: Podremos consultar el ABC de los artículos consumidos por el cliente.
  • Gráfico: Aparecerán distintas gráficas (haciendo doble clic sobre la misma iremos cambiando de una presentación a otra) que explican el comportamiento de los consumos en este cliente. Existen dos perspectivas para el análisis: Euros o Unidades. Estos datos se alimentan de la información de las líneas de factura del cliente.
  • Comparativa entre periodos: Podremos hacer una comparativa entre periodos para el cliente.
  • Seleccionar Logo: Logotipo del cliente para su posterior visualización en la Web.
  • Ver Logo: Pinchando el botón podremos visualizar el logo del cliente.

Pestaña Comercial:

Campos Informados automáticamente:

  • Cod. Barras: Código de Barras que nos genera la aplicación para poder identificar al cliente. Este código se puede resetear para ser cambiado manualmente.
  • Clasificación ABC: Estos campos clasifican al cliente en A, B o C en función de las variables ventas / beneficio (no porque un cliente nos compre mucho significa que es el más rentable para la empresa). Para que estos campos se informen automáticamente, es necesario ejecutar el proceso “Clasificación ABC”.

Botones adicionales:

 

Botones especiales

En la ficha de cliente, independientemente de la pestaña en la que nos encontremos, existen una serie de botones habilitados que nos permitirán ejecutar procesos adicionales a los contemplados hasta ahora.

  • Imprimir: Imprimirá la ficha resumen del cliente con los datos más relevantes.
  • Duplicar: Nos permite duplicar la ficha del cliente, para agilizar el proceso de introducción de datos de nuevos clientes. Hay una serie de campos, que se repetirán de unos clientes a otros y a través de esta funcionalidad (nombre comercial, dirección, contactos, condiciones de tarifas, referencias especiales etc.) Al pulsar el botón saldrá un formulario en el cual se tendrá que indicar la referencia del nuevo cliente.
  • Otros Datos: Pulsando sobre este botón aparecerá un formulario con el histórico de los Documentos de Venta (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, notas de entrega y tickets), Vencimientos, Artículos consumidos, y Depósitos del cliente hasta fecha en las diferentes pestañas tal y como se muestra a continuación:

otros datos

Botones adicionales:

En la pestaña de Presupuestos, existe una columna adicional “Nombre comercial” para distinguir si el presupuesto se había al cliente VARIOS de CRM o a esta misma cuenta

 

Desde la pestaña Vencimientos podremos devolver cualquier cobro del cliente, siempre y cuando éstos pertenezcan a una remesa, sin necesitad de ir al módulo de vencimientos para buscarlo.

  • Marketing: Pulsando este botón se visualizará la ficha correspondiente al cliente dentro del módulo Marketing.

2.- Consulta de clientes

Desde Menú Gestión, Maestros, clientes, opción B.- Consulta , encontramos las opciones necesarias  para realizar una consulta de clientes o búsqueda general .

consulta clientes

Desde un formulario de búsqueda podremos filtrar nuestra búsqueda según los siguientes criterios, “Desde – Hasta”:

  • Clientes: códigos clientes
  • Zona de venta
  • Forma de pago
  • Tipo de facturación
  • Vendedor
  • Fecha de alta

Una vez seleccionados los criterios de búsqueda obtendremos una rejilla similar a la siguiente:

Consulta de clientes

Nos encontramos los siguientes botones:

  • Botón Informes: Podremos obtener los siguientes informes
  • Informe General
  • Datos Postales
  • Datos Comerciales
  • Listín Telefónico
  • Direcciones de Envío
  • Ficha de Cliente
  • Carta Agradecimiento
  • Precios Especiales por Cliente
  • Precios Especiales por Artículo
  • Clientes por Ruta
  • ABC de Artículo
  • Comparativa de Periodos
  • Botón Utilidades: Donde disponemos de diferentes actividades a realizar con los datos del cliente:

Exportar a Excel: Podremos exportar la rejilla a una hoja de Excel pudiendo seleccionar los campos. Como podemos ver en el siguiente formulario:

exportar excel

Consulta de clientes

Pasar a Cuentas: Pasaremos al modulo de Marketing (CRM) los clientes que aparecen en la rejilla.

Cálculo Promedio Pedidos: Mediante esta opción, podremos obtener la información del promedio de días con el que los clientes nos hacen pedidos. Al pulsar este botón nos aparecerá el siguiente formulario:

Promedios

Una vez introducido el rango de fechas a consultar la aplicación nos mostrara la siguiente rejilla:

promedio pedidos

Pulsando el botón “Especificar Informe” de la rejilla de Consulta de Clientes, podremos obtener los siguientes Informes:

Una vez seleccionado el Informe pulsando el botón “Ver Informe” podremos visualizarlo, veamos el ejemplo de “Días promedio entre Pedidos”:

Entregar Catálogo: Genera un registro de la entrega del catálogo de nuestros productos al cliente, donde indicaremos la fecha, el catálogo y las unidades entregadas.

ENTREGA CATALOGO

3.-Localización de Clientes

Desde Menú Gestión, Maestros, Clientes, opción C.- Localización , encontramos las opciones necesarias para localizar un cliente específico.
Para acceder a este cliente podremos usar diferentes métodos de búsqueda:

  • Alfabético (min. 3 letras): para localizar por grupos de mínimo tres letras que contengan el nombre (independientemente del orden de introducción).
  • Referencia: para localizar por la referencia del artículo.
  • Alfabético: Nombre exacto del cliente.
  • Nombre jurídico: Nombre Jurídico del cliente.
  • Nif: localizar por NIF.
  • Teléfono: para localizar por el número de teléfono.
  • Cuenta contable: Para localizar por la cuenta contable.
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