Desde Parametrización, General, opción D.- CRM, de nuestro software de gestión Axos Visual, podemos enviar documentos por e-mail (Albaranes, Pedidos, Facturas, Incidencias, Reclamaciones, Claves Web), siempre que tengamos contratado el Módulo CRM.
1.- Configuración.
Para poder enviar e-mails, tendremos que previamente configurar las siguientes opciones, en Parametrización del Módulo CRM:
Acedemos a la rejilla Envio de prespuesto por e-mail y nos aparece el siguiente formulario.
- Modo de Envío: Se configura de dos maneras:
- Siempre: Si queremos que enviarlo automáticamente.
- Pedir Confirmación: Si queremos que antes de enviar por email la aplicación nos pregunte si realmente queremos enviar el email a fin de evitar envíos por error.
- Plantilla Texto: Estas plantillas las habremos configurado previamente en Parametrización General del Módulo CRM, en el apartado “Mantenimiento Textos Email”.
- Modificable: Marcando este check antes del envío se mostrará un formulario con el contenido del mensaje
- Genera Actividad: Siempre que tengamos contratado el módulo CRM podremos configurar si queremos que le genere alguna actividad a un operador para un día determinado.
- Genera Seguimiento: Podremos definir si queremos que se genere un seguimiento de esta Incidencia por parte de algún operador.
2.- Operativa.
Para poder Enviar documentos por email, deberemos entrar en cualquier documento (Albarán, Pedido, Factura, Presupuesto, etc.) y una vez en el documento pulsaremos el botón “Otros Datos”, seleccionando “Enviar por e-mail”, como podemos ver en la siguiente pantalla:
Seleccionando esta opción el documento se mandará por e-mail al contacto seleccionado del proveedor o cliente.
Si el cliente tiene configurado en su ficha (Pestaña Facturación – Parámetros), el Envío emails personalizado, podremos indicar en los contactos que tipo de documento deberá recibir a través del envio por mail de Axos, independientemente del contacto en el documento. Si un documento no tuviera ningún contacto asignado, se enviará al contacto del documento.
Antes del envío, y siempre que se haya configurado así marcando el check “Modificable” visto anteriormente, aparecerá el siguiente formulario previo en el que podremos revisar y realizar los cambios que consideremos oportunos (la dirección de correo que se muestra por defecto, personalizar el asunto o el cuerpo del mensaje)
- Para: Pulsando el Botón “L” en la opción “Para” podremos seleccionar y añadir otro contacto de los que tengamos dados de alta en la ficha del Cliente.
2.- Operativa.
Por defecto, la aplicación coge el mail de la persona de contacto que tiene la direccion de correspondencia de la factura
- Asunto: Por defecto será el documento que al que se refiera el e-mail.
- Adjunto: Pulsando el botón “L” podremos adjuntar un archivo al e-mail..
- Texto del email: Pulsando el botón “Tipo” podremos seleccionar una plantilla de texto de aquellas que tengamos previamente configuradas como cuerpo del mensaje.
Para saber si se ha mandado o no al proveedor posteriormente se marcará automáticamente el check Env. Email en la ficha del pedido para dejar constancia del envío. En el e-mail aparecerán las notas del documento como las de las propias líneas.
2.- Operativa.
Los Tipos de e-mails que podremos enviar (siempre que tengamos contartado el Módulo de Marketing (CRM) son los siguientes:
- Confirmación de aceptación de Presupuesto.
- Envío de Presupuesto.
- Entrada de pedido Web.
- Aceptación de Pedido Web.
- Envío de Pedidos de Venta.
- Facturación de Pedidos de Venta.
- Envío de Albaranes de Venta.
- Facturación de Facturas de Venta.
- Envío de Pedidos a Proveedor.
- Reclamación de Pedido.
- Facturación de Claves Web.
- Envío de Tarifa por e-mail en un ERP
- Envio de lista de Artículos.
- Facturación de Incidencia en Ventas.
- Envio de Incidencia en Compras.
- Facturación Incidencia Almacén.
- Alta Incidencia Almacén.
- Alta Incidencia Contabilidad.
- Envío Incidencia Contabilidad.
- Alta Incidencia Tesorería.
- Envío Incidencia Tesorería.
- Alta Incidencia Comercial/CRM.
- Envío de Incidencia Comercial/CRM.
- Alta Incidencia TPV.
- Envío Incidencia TPV.
- Alta incidencia Web.
- Envío Incidencia Web.
- Alta Incidencia Calidad.
- Envío Incidencia Calidad.
- Relamación Recibo.
- Devolución Recibo.
Importante destacar que todos los e-mails relacionados con Incidencias los podremos enviar siempre que tengamos contratado el Módulo de Calidad.
