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Envio de documentos por e-mail en el software de gestión (M.Gestión)

Desde Parametrización/Parametrización General/F.- CRM podremos configurar los documentos que el programa enviará por email e inclusive crear plantillas personalizadas para cada tipo de documento.

1.- Configuración.

Para poder enviar e-mails, tendremos que previamente configurar las siguientes opciones en Parametrización/Parametrización General/F.- CRM

 

Al hacer doble click sobre la línea nos aparecen las opciones del envío del documento.

  • Modo de Envío: Se configura de dos maneras:
  • Siempre: Si queremos que enviarlo automáticamente.
  • Pedir Confirmación: Si queremos que antes de enviar por email la aplicación nos pregunte si realmente queremos enviar el email a fin de evitar envíos por error.
  • Plantilla Texto: Estas plantillas las podemos dar de alta y modificar desde este apartado.
  • Modificable: Marcando este check antes del envío se mostrará un formulario con el contenido del mensaje que nos permite modificar el email y el texto del mismo.
  • Genera Actividad: Siempre que tengamos contratado el módulo CRM podremos configurar si queremos que le genere alguna actividad a un operador para un día determinado.
  • Genera Seguimiento: Podremos definir si queremos que se genere un seguimiento de esta Incidencia por parte de algún operador.

2.- Operativa.

Para poder Enviar documentos por email, deberemos entrar en cualquier documento (Albarán, Pedido, Factura, Presupuesto, etc.) y una vez en el documento pulsaremos el botón “Utilidades”, seleccionando “Envio e-mail”.

Seleccionando esta opción el documento se mandará por e-mail al contacto seleccionado del proveedor o  cliente.

Antes del envío, y siempre que se haya configurado así marcando el check “Modificable” visto anteriormente, aparecerá el siguiente formulario previo en el que podremos revisar y realizar los cambios que consideremos oportunos (la dirección de correo que se muestra por defecto, personalizar el asunto o el cuerpo del mensaje)

Por defecto, la aplicación coge el mail de la persona de contacto que tiene la dirección de correspondencia de la factura.  

  • Para: Si se quiere cambiar o añadir contactos pulsamos el botón “L” y veremos los diferentes contactos del cliente con nombre, cargo y email.
  • Asunto: Por defecto será el documento que al que se refiera el e-mail.
  • Adjunto: Pulsando el botón “L” podremos adjuntar un archivo al e-mail..
  • Texto del email: Pulsando el botón “Tipo” podremos seleccionar una plantilla de texto de aquellas que tengamos previamente configuradas como cuerpo del mensaje.

Para saber si se ha mandado o no al proveedor posteriormente se marcará automáticamente el check Env. Email en la ficha del documento para dejar constancia del envío.

Los Tipos de e-mails que podremos enviar son los siguientes:

  • Confirmación de aceptación de Presupuesto.
  • Envío de Presupuesto.
  • Entrada de pedido Web.
  • Aceptación de Pedido Web.
  • Envío de Pedidos de Venta.
  • Facturación  de Pedidos de Venta.
  • Envío de Albaranes de Venta.
  • Facturación de Facturas de Venta.
  • Envío de Pedidos a Proveedor.
  • Reclamación de Pedido.
  • Facturación de Claves Web.
  • Envío de Tarifa por e-mail en un ERP
  • Envio de lista de Artículos.
  • Facturación de Incidencia en Ventas.
  • Envio de Incidencia en Compras.
  • Facturación Incidencia Almacén.
  • Alta Incidencia Almacén.
  • Alta Incidencia Contabilidad.
  • Envío Incidencia Contabilidad.
  • Alta Incidencia Tesorería.
  • Envío Incidencia Tesorería.
  • Alta Incidencia Comercial/CRM.
  • Envío de Incidencia Comercial/CRM.
  • Alta Incidencia TPV.
  • Envío Incidencia TPV.
  • Alta incidencia Web.
  • Envío Incidencia Web.
  • Alta Incidencia Calidad.
  • Envío Incidencia Calidad.
  • Relamación Recibo.
  • Devolución Recibo.

Importante destacar que todos los e-mails relacionados con Incidencias los podremos enviar siempre que tengamos contratado el Módulo de Calidad.