Desde Parametrización/Parametrización General/F.- CRM podremos configurar los documentos que el programa enviará por email e inclusive crear plantillas personalizadas para cada tipo de documento.
1.- Configuración.
Para poder enviar e-mails, tendremos que previamente configurar las siguientes opciones en Parametrización/Parametrización General/F.- CRM
Al hacer doble click sobre la línea nos aparecen las opciones del envío del documento.
- Modo de Envío: Se configura de dos maneras:
- Siempre: Si queremos que enviarlo automáticamente.
- Pedir Confirmación: Si queremos que antes de enviar por email la aplicación nos pregunte si realmente queremos enviar el email a fin de evitar envíos por error.
- Plantilla Texto: Estas plantillas las podemos dar de alta y modificar desde este apartado.
- Modificable: Marcando este check antes del envío se mostrará un formulario con el contenido del mensaje que nos permite modificar el email y el texto del mismo.
- Genera Actividad: Siempre que tengamos contratado el módulo CRM podremos configurar si queremos que le genere alguna actividad a un operador para un día determinado.
- Genera Seguimiento: Podremos definir si queremos que se genere un seguimiento de esta Incidencia por parte de algún operador.
2.- Operativa.
Para poder Enviar documentos por email, deberemos entrar en cualquier documento (Albarán, Pedido, Factura, Presupuesto, etc.) y una vez en el documento pulsaremos el botón “Utilidades”, seleccionando “Envio e-mail”.
Seleccionando esta opción el documento se mandará por e-mail al contacto seleccionado del proveedor o cliente.
Antes del envío, y siempre que se haya configurado así marcando el check “Modificable” visto anteriormente, aparecerá el siguiente formulario previo en el que podremos revisar y realizar los cambios que consideremos oportunos (la dirección de correo que se muestra por defecto, personalizar el asunto o el cuerpo del mensaje)
Por defecto, la aplicación coge el mail de la persona de contacto que tiene la dirección de correspondencia de la factura.
- Para: Si se quiere cambiar o añadir contactos pulsamos el botón «L» y veremos los diferentes contactos del cliente con nombre, cargo y email.
- Asunto: Por defecto será el documento que al que se refiera el e-mail.
- Adjunto: Pulsando el botón “L” podremos adjuntar un archivo al e-mail..
- Texto del email: Pulsando el botón “Tipo” podremos seleccionar una plantilla de texto de aquellas que tengamos previamente configuradas como cuerpo del mensaje.
Para saber si se ha mandado o no al proveedor posteriormente se marcará automáticamente el check Env. Email en la ficha del documento para dejar constancia del envío.
Los Tipos de e-mails que podremos enviar son los siguientes:
- Confirmación de aceptación de Presupuesto.
- Envío de Presupuesto.
- Entrada de pedido Web.
- Aceptación de Pedido Web.
- Envío de Pedidos de Venta.
- Facturación de Pedidos de Venta.
- Envío de Albaranes de Venta.
- Facturación de Facturas de Venta.
- Envío de Pedidos a Proveedor.
- Reclamación de Pedido.
- Facturación de Claves Web.
- Envío de Tarifa por e-mail en un ERP
- Envio de lista de Artículos.
- Facturación de Incidencia en Ventas.
- Envio de Incidencia en Compras.
- Facturación Incidencia Almacén.
- Alta Incidencia Almacén.
- Alta Incidencia Contabilidad.
- Envío Incidencia Contabilidad.
- Alta Incidencia Tesorería.
- Envío Incidencia Tesorería.
- Alta Incidencia Comercial/CRM.
- Envío de Incidencia Comercial/CRM.
- Alta Incidencia TPV.
- Envío Incidencia TPV.
- Alta incidencia Web.
- Envío Incidencia Web.
- Alta Incidencia Calidad.
- Envío Incidencia Calidad.
- Relamación Recibo.
- Devolución Recibo.
Importante destacar que todos los e-mails relacionados con Incidencias los podremos enviar siempre que tengamos contratado el Módulo de Calidad.
