Albaranes de compra en el software de gestión (M.Gestión)

Desde Menú Gestión, Proceso de Compra, opción M.- Albarán,  de nuestro software de gestión Axos Visual, encontramos las opciones necesarias para configurar nuestras albaranes de compra.

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Opción M.

Aparecerá el siguiente formulario:

Campos a completar:

  • Serie:  Numero serie del documento.
  • Numero: Numero interno
  • Su número de pedido: Numero de pedido asignado del proveedor.
  • Fecha: Fecha del albarán.
  • Fecha de entrega: Fecha de entrega prevista
  • Factura Nº: Referencia de la factura del proveedor
  • Deposito
  • Nº de Operación: Sirve para sacar la rentabilidad de una operación que contiene distintos documentos de compra y de venta. Lo podemos ver explicado en el artículo Nº de Operación.
  • Proveedor-Nombre: Que realiza la entrega de la mercancía.
  • Dirección de envio: Asociada al proveedor.

   Campos a completar:

  • Forma de pago: Asociada al proveedor.
  • Contacto: Indicará, por defecto, la persona de contacto principal pudiéndose elegir cualquier contacto dado de alta en la ficha del proveedor.
  • % Dto Comercial: Recuperado de la ficha del proveedor sobre el total del albarán.
  • % Dto por pronto pago: Depende de la forma de pago.
  • Portes: Dependiendo del Parámetro de Gestión Importe Mínimo Gastos de Envío aplicará los gastos o no.
  • Almacén: Almacén al que llegará la mercancía.
  • Referencia
  • Estado: En caso de trabajar con el Módulo de Calidad, podremos diferenciar entre albaranes conformes, con incidencias o con incidencias resueltas. Este dato se introduce desde el botón Incidencias

Para introducir referencias dentro del albarán:

Linea de albaran de compra

  • Situados en el campo artículo : podremos indicar la referencia del artículo, la asignada por el proveedor, el código de barras, el código anterior o incluso la referencia del fabricante siempre que tengamos estos datos en la ficha del artículo. También dispondremos, como en el resto de la aplicación, de la opción F5 para mostrar el localizador de artículos y poder localizar por la descripción del artículo, F6 para modificarlo, F7 para darlo de alta, F8 para poder buscarlo por partes (esto lo tendremos que configurar en parametrización, para ello consultar la entrada consulta de artículos con F8), F9 para introducir la referencia del proveedor y F10 para localizar Artículos del Proveedor. Si el artículo no está dado de alta para el proveedor al cual vamos a pedir la mercancía, el programa nos avisará, y pedirá confirmación para seguir con la introducción de datos.

Para introducir referencias dentro del albarán:

  • En el campo Cantidad aparecerá por defecto la unidad de compra indicada en la ficha del artículo pudiendo ser modificada. De la misma forma aparecerá el precio y los descuentos memorizados en la ficha del artículo-proveedor. Aparecerá también el stock actual del artículo así como la cantidad mínima de pedido que exige el proveedor para este artículo. En la parte inferior aparecerá la información referente a la última compra realizada de este artículo. En caso de haber modificado las condiciones con respecto a los datos que muestra el sistema, este dará la opción de dejar memorizadas estas modificaciones en la ficha del artículo-proveedor y a su vez automáticamente actualizar todas las tarifas de venta relacionadas con este artículo y marcadas como Cálculo Automático.
  • Pinchando en el botón Notas podremos escribir cualquier aclaración que queramos que aparezca debajo de la línea del albarán y que el proveedor visualizará.

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Repetiremos este proceso para introducir todas las líneas del albarán, una vez hayamos terminado pulsaremos el botón Cancelar o la tecla Esc para volver a la pantalla del albarán.

De nuevo en la pantalla del albarán, y desde el botón Utilidades tendremos las siguientes opciones:

Gen. Otros Doc.: Pulsando sobre esta opción generaremos tanto la factura de compra como los documentos de venta (albarán y factura) relacionados,  siempre y cuando la mercancía se vaya a servir íntegra a un cliente y este albarán provenga de un pedido de compra con origen en uno de venta.

En pantalla nos aparecerá un formulario en el que deberemos completar los siguientes datos:

  • Cliente: Localizaremos o introduciremos el código del cliente
  • Forma Pago: Por defecto se informará de la ficha del cliente, pero puede ser modificada.
  • Fecha Factura (Compra): Por defecto la actual, pero modificable.
  • Fecha Valor Factura (Venta): Fecha a partir de la cual queremos inicializar el cálculo de vencimientos. Por defecto la actual.

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Aceptando la aplicación generará los tres documentos y presentará en pantalla la factura de Compra y la factura de Venta por si fuera necesaria alguna rectificación.
En el albarán de compra quedará registrada una anotación con el número de factura de venta generada y cliente.

Generar Etiquetas: Utilizaremos el botón para crear las etiquetas. Antes de pasarlas a la cola habrá que seleccionar la tarifa a incluir en las etiquetas. Existe la posibilidad de imprimir etiquetas de artículos aunque estos no tengan asignado un código de barras principal, mientras que en el resto de casos éste es el que se imprimirá de forma automática sin necesidad de indicarlo.

Facturar: Desde aquí podremos facturar el albarán, abriéndosenos una nueva pantalla con la factura correspondiente (no hace falta aceptar el albarán para facturarlo)

Notas: Campo texto donde indicar cualquier anotación referente al albarán, donde se podrán distinguir entre las notas de entrega a imprimir en el albarán y las notas de preparación

Pedidos Clientes: Al seleccionar esta opción aparecerán, en una rejilla nueva, aquellos pedidos de clientes pendientes de servir relacionados con el artículo.

Pedidos: Para visualizar los pedidos originales de este compra

Factura: Para visualizar la factura, en caso de esta facturada la compra

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En el campo Inc. Coste (Incremento de Coste) deberemos introducir aquel importe que queremos repercutir a todos los artículos de este albarán a consecuencia de la entrada en almacén. El cálculo que se realiza al pulsar en la opción Aplicar implica una imputación proporcional de los costes en función de tres criterios:

  • El coste de cada línea sobre el total.
  • El volumen.
  • El peso.

Para la gestión del Incremento de Coste de los artículos (por ejemplo, imputación de costes logísticos) existe un control para que, en el momento de aceptación del albarán de compra, en caso de que contenga artículos que tengan un incremento de coste de compras anteriores, nos avise para ejecutar su actualización o no.
En caso de existir algún retraso según la fecha del pedido en alguna de las líneas del albarán estas aparecerán en color verde.

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Podremos recuperar una lista de Contenidos desde el botón Packing que se encuentra en la parte inferior derecha. Se mostrará el formulario de búsqueda y seleccionaremos el Listado de Contenidos que nos interese. En ese momento las líneas del packing se introducirán automáticamente en el albarán.

  • Notas: Con esta opción tenemos la posibilidad de realizar anotaciones correspondientes al pedido de forma que puedan ser consultadas con posterioridad.
  • Totales: Seleccionando esta opción podemos ver una tabla con los totales del pedido desglosado por los diferentes tipos de IVA

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Ver documentos: permite ver los documentos adjuntos al albarán

Anticipos: Permite consultar o contabilizar el pago anticipo (activo en caso de tener el módulo de CRM activo)

Cambiar precios: desde esta opción podremos aumentar o disminuir el precio, manteniendo o no los %, indicando un % a aplicar y los decimales del redondeo

Tarifas Venta: nos permitirá crear las tarifas de los articulos nuevos

Incidencias: Donde dispondremos de la opción de vincular a este documento alguna incidencia relacionada (Generar). Además podremos consultar aquellas incidencias generadas previamente (Visualizar).

Totales: Donde podremos consultar los asociados al pedido debajo de las líneas.

2.- Consulta

Opción N.
Dentro del formulario previo podremos filtrar por distintos criterios de búsqueda:

 

Por Proveedor, entre Fechas, de unas Series determinadas, entre Números y entre S.N. De Albarán. Igualmente podemos seleccionar Todos, Pendientes de Facturar o Ya Facturados.
Y Todos, Conformes, Con Incidencias (para poder resolverlas) o con Incidencias Resueltas.

Una vez seleccionados los rangos y criterios de búsqueda se mostrará  una rejilla con aquellos albaranes que cumplan las condiciones previamente definidas.

2.- Consulta

Como podemos observar al pie de la rejilla tenemos las opciones de:

  • Informes: Podemos imprimir los Albaranes seleccionados.
  • Excel: Podemos importar la rejilla a una hoja de Excel.
  • Ped. Client: Podremos obtener una rejilla con los pedidos pendientes de servir.

3.- Localización

Opción O.-
Se puede localizar un albarán de compra, indicando uno de los siguientes datos

 

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