La Gestión Documental en el software de gestión (M.G.D.)

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El módulo de Gestión Documental del aplicativo Axos Visual se divide en Básico y Avanzado.

El módulo básico permite:

  • La creación de carpetas de usuario privadas y compartidas. Donde podremos añadir cualquier archivo importado para ser visto y descargado posteriormente.
  • Estos archivos serán almacenados en la carpeta de la aplicación en el servidor de aplicaciones. Lo cual evitará tenerlos desperdigados por todos los ordenadores de la empresa. A la vez que permitirá ejecutar las copias de seguridad de todos los archivos de todos los usuarios. De manera simultánea con la seguridad que esto representa.
    • Los archivos añadidos a las carpetas serán sujetos a trazabilidad, de modo que sabremos en todo momento que usuario los ha visto y/o descargado.
    • Permite importar un archivo y relacionarlo con un documento del aplicativo Axos. Es decir, podremos importar por ejemplo un albarán de entrega de un transportista con una nota de reclamación. Y relacionarlo con el albarán de compra respectivo. De forma que posteriormente podremos visualizar dicho documento desde el módulo de gestión documental o directamente desde el albarán de compra en Gestión. Incluso si el documento no existe previamente en el aplicativo. Podremos darlo de alta en el momento de la importación. El reconocimiento de documentos previamente escaneados y colocados en la carpeta INBOX . Y su relación automática a documentos del aplicativo.
  • Si se utiliza uno de los escáner homologados por Axos Soluciones los documentos escaneados irán directamente a la carpeta Inbox sin necesidad de intervención del usuario. Incluso, si el escáner utilizado es a la vez fax. Los mismos serán llevados a dicha carpeta para su posterior importación a la gestión documental.

El módulo avanzado permite:

  • La digitalización de facturas y albaranes de proveedor y facturas de acreedores y su contabilización automática en la aplicación.

  • Todos los documentos que tienen enlace a la los documentos en Axos, tienen la posibilidad de que sean impresos con un código de barras.
    Gracias a este código, si se escanea con la Gestión documenta. Ese documento gráfico, se quedará enlazado con el documento en la aplicación
    En caso de que el documento no sea impreso desde Axos Visual (Factura o albarán de compra). Se permite la impresión de etiquetas con el código de barras para pegarlo al documento original. Proporcionado por el proveedor y ser tratado de forma automática por la Gestión Documental.
    Al existir esta opción, se puede programar una tarea nocturna. Para que se importen todos los documentos y se asocien de forma automática y trasparente para el cliente.