Instalación y Configuración de AxosGT (Envío de emails)

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En la versión 9.1 de Axos Visual se ha desarrollado una herramienta para el envío de PDFs por email.

Para ello, será necesario instalar el nuevo acceso de clientes de Axos Visual, en los puestos que ejecutan la aplicación y en el servidor, en caso de trabajo con escritorio remoto, tanto en local como en la nube.

Instalación

El primer paso es desinstalar el cliente antiguo de Axos, en algunos puestos llamado vClient.

Para ello, iremos a la opción de desinstalación de programas de Windows, seleccionamos la aplicación Axos Visual o vClient y procederemos a la desinstalación.

Una vez que se haya desinstalado procederemos a descargar el nuevo cliente de Axos Visual que se puede encontrar en la zona de descargas del soporte online:

 

 

También se puede descargar directamente desde el siguiente enlace:

http://soporte.axosvisual.com/cgi-vel/GESPROYECT/descargas/AxosVisualConAnyDesk_AXOSGTOutlook.zip

Esto, descargará el instalador que tendremos que ejecutar:

El proceso de instalación es el habitual, iremos siguiendo los pasos y aceptando cada una de las  pantallas  con las opciones que aparecen por defecto:

Una vez finalizada la instalación habrá creado una nueva carpeta con el siguiente contenido:

 

Ahora deberemos reiniciar el equipo para realizar la configuración.

Configuración

 

Existen dos modos de envío que se pueden configurar en AxosGT:

1- Utilizando la cuenta de Outlook local: Usará la configuración de la cuenta de Outlook que indiquemos (tiene que estar configurada en nuestro equipo) para enviar los correos.
2- Utilizando AxosGT para enviar los correos: Usará los datos que le indiquemos en la configuración de AxosGT para enviar los correos.

 

Configuración:

1- Utilizando la cuenta de Outlook local

 

1- Utilizar cuenta de Outlook local: Marcar este check para usar la cuenta de Outlook configurada en nuestro equipo. Utilizará los datos de configuración de Outlook por lo que no precisará de ninguna configuración adicional.
2- email: Indicar la dirección de correo que se va a utilizar (como se indica en el “Punto 1”, debe estar configurada en Outlook).

Una vez configurado AxosGT haremos una prueba de envío desde AxosVisual y comprobaremos que el envío es correcto. Habrá llegado el correo al destinatario que hayamos indicado y quedará una copia en la carpeta de elementos enviados, de la cuenta configurada en AxosGT, en Outlook.

 

2- Utilizando AxosGT para enviar los correos

 

El check “Utilizar cuenta de Outlook local” debe estar desmarcado.

1- email: Indicar la dirección de correo que se va a utilizar para el envío.
2- CCO: Check de copia Oculta. Marcar este check si queremos que nos llegue una copia de los correos enviados a nuestro gestor de correo. Se envían dos correos. Uno al destinatario y otro como copia oculta a la bandeja de entrada de la dirección de correo que indiquemos en la configuración. Tendremos que crear una regla en nuestro gestor de correo que haga que los correos de la dirección de correo que utilizamos, cuando lleguen a la bandeja de entrada, se trasladen a la carpeta de elementos enviados. (*)
3- Servidor SMTP: Servidor de correo saliente.
4- Puerto: Puerto usado por el servidor de correo saliente
5- SSL: Certificado de seguridad SSL. Marcar este check si lo requiere la configuración. No siempre ha de estar marcado.
6- Usuario: Normalmente la misma dirección de correo electrónico que usamos para enviar los correos indicada en el “Punto 1”.
7- Contraseña: Contraseña de la cuenta de correo indicada en el “Punto 1”.
8- Ruta buzón: Se indica la ruta desde donde AxosGT coge los archivos a enviar. Encontraremos esta ruta por defecto: C:\AxosVisual\Utilidades\AxosGT\BUZON
9- Envío de prueba: Una vez añadidos todos los datos requeridos, pulsaremos sobre este botón para hacer un envío de prueba. Nos llegará un correo electrónico a la bandeja de entrada de nuestro gestor de correo. Si no llega el correo de prueba, es que alguno de los datos de la configuración indicados en los 8 puntos anteriores es erróneo.

(*) Una vez comprobado que llega el envío de prueba, crearemos una regla en nuestro gestor de correo que haga que, los correos “DE” (“DE” es el remitente, la dirección configurada en AxosGT en el “Punto 1”) se guarden en la carpeta de “Elementos enviados”.

Configurado AxosGT y habiendo creado la regla, haremos una prueba de envío desde AxosVisual y comprobaremos que el envío es correcto. Habrá llegado el correo al destinatario que hayamos indicado y quedará una copia en la carpeta de elementos enviados de nuestro gestor de correo.

 

Instalación y configuración de impresora virtual

Para el envío de PDFs por email será necesario la instalación de una impresora PDF virtual. Será válida cualquier impresora que permita guardar documentos en una carpeta.

En este caso explicaremos la configuración de PDF24 Creator, que es gratuita y bastante ágil.

Se puede descargar desde la zona de nuestro soporte online:

Y desde el siguiente enlace:
https://es.pdf24.org/pdf-creator-download.html

Para la instalación descomprimiremos el ficheros y haremos doble click en el ejecutable  
y seguiremos los pasos indicados:

Una vez instalado pulsaremos con el botón derecho en el icono que aparece en la barra de
notificaciones    del equipo y seleccionaremos “Configuración”.

En la siguiente pantalla seleccionaremos “Impresora virtual PDF24” de la barra izquierda y tendremos
que añadir una impresora PDF. Para ello selecionaremos el botón con el símbolo + en verde que indica
la figura:

 

Nos pedirá el nombre de la nueva impresora, indicaremos Envio PDF y pulsaremos sobre el botón Instalar, una vez se haya creado la impresora procederemos a configurarla tal y como se muestra en la imagen.

Indicando como Directorio de destino la carpeta de buzón que hemos configurado anteriormente, en este caso C:\AxosVisual\Utilidades\AxosGT\BUZON.

Además, cambiaremos en el campo “Nombre del archivo” la cadena que viene por defecto por esta otra: %Y-%m-%d %H-%M-%S $id $fileName

Tal y como indica la pantalla si la instalación se hace sobre un servidor donde trabajan varios usuarios habrá que hacer este cambio ejecutando la configuración como usuario administrador.

Ahora solo quedará asignar la impresora virtual PDF “Envio PDF” a la impresora lógica dentro de AxosVisual.

Para ello, abriremos Axos – barra de herramientas superior – Archivo – Asignar impresora:
Seleccionaremos

 

Seleccionaremos PDF – Conectar (localizar Envio PDF) – Conectar y aceptar.

¡¡Ya tendremos configurado el envío de pdfs por email !!

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