Gestión de un proyecto en el software de gestión (M.Servicios)

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Una vez creado el proyecto su gestión es sencilla.

Dentro de cada una de las fases dispondremos de toda la información importada en el momento de su generación, sin embargo, es posible dar de alta para una fase concreta Conceptos y Actuaciones manualmente.

 

 

 1.- Actuaciones

Cuando un técnico visita las instalaciones del cliente, generará una actuación.

Dichas actuaciones pueden estar programadas (se habrán generado al dar de alta el proyecto) o ser puntuales y por tanto tendrán que darse de alta de forma manual.

Para llevar a cabo una actuación programada. El técnico podrá acceder a ella desde la fase en curso o bien desde la opción de menú “Consulta actuaciones”.  

 De cualquiera de las dos maneras se accederá al siguiente formulario en el que dispondremos de los siguientes datos:

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  •   Fecha: En la que se realizará la actuación
  • Técnico: usuario que llevará a cabo la actuación
  • Estado: en el que se encuentra la actuación
  • Usuario: usuario que dio de alta la actuación
  • Datos del Proyecto: Al indicar el proyecto, se arrastrará al formulario la información correspondiente a éste (cliente, dirección de envío, artículo, número de serie. La fase a la que está asociada la actuación dependerá de la fecha de actuación que se indique y por tanto es un campo no editable.
  • Situación: Si esta actuación no estaba contemplada en el proyecto original y queremos que se facture marcaremos el check “Fuera Mantenimiento?”. Cuando la actuación haya finalizado deberemos marcar el check “Cerrada?” para permitir que la fase pueda ser facturada cuando corresponda.
  • Pestaña Generales: En esta pestaña tendremos los campos:
  • Descripción Actuación
  • Descripción Técnico: en la que deberá detallar los trabajos realizados
  • Botón “Generar presupuesto”: Desde esta opción podremos generar un presupuesto en el módulo de gestión previo a la actuación
  • Botón “Generar pedido”: También podremos generar un pedido en el módulo de Gestión si fuera necesario para la visita del técnico.
  • Generar Actividad: Podremos generar una actividad al técnico en el módulo de CRM
  • Botón “Importar Conceptos”: Importará los conceptos definidos en el proyecto a la actuación
  • Coste: Coste total de la actuación (sumatorio de los costes por mano de obra, materia prima y otros gastos)
  • Venta: Importe total las ventas de la actuación (este campo no se informará hasta que la actuación no esté facturada)

Cuando el técnico se desplaza a las instalaciones del cliente para realizar el conteo. Deberá registrar el número de copias que marca el contador.

Para traspasar esa información al proyecto deberá hacer doble clic sobre el concepto e indicarlo en el campo “Cantidad”.

 

Destacar que si este concepto dispone de facturación mínima y no se llega a la misma. En el momento de la facturación de esta fase la aplicación tendrá en cuenta la cantidad mínima.

Además, esta cantidad controla el contador y calculará las copias realizadas en función del conteo anterior.

Dentro de las actuaciones también disponemos de una pestaña para asignar Materia Prima (ya venga de un pedido o de forma directa).

 

Desde la pestaña “Mano de Obra”  visualizaremos las actividades de CRM asociadas a la actuación.

 

 

El técnico deberá asignar la hora de inicio de la actuación y la hora de fin. Así como asignar un resultado a la actividad de CRM correspondiente.

En ese momento. La aplicación entenderá que la actividad ha finalizado y arrastrará al histórico de mano de obra el tiempo invertido y el precio por hora del técnico que realizó la actividad.

 

 También podremos asignar a la actuación otros gastos puntuales desde la pestaña “Otros Gastos”

 

 En el momento en el que el técnico ha registrado la cantidad de copias realizadas en el periodo y completado los datos de su visita. Deberá dar por finalizada la actuación marcando el check “Cerrada”, permitiendo así al departamento administrativo su facturación.  

 

En el histórico de Actuaciones de la fase, aquellas actuaciones que estén cerradas, siguiendo la filosofía de la aplicación, se mostrarán en color negro.

 

2.- Facturación de una fase

Para proceder a la facturación de una fase es necesario que todas las actuaciones que la componen se encuentren cerradas. También es necesario que se haya cumplido la fecha fin.

 

Podremos facturar fases de forma masiva desde la opción de menú o directamente desde el proyecto.

En la ventana “Fases”, pulsaremos el botón “Generar Albarán”.

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 En   pantalla se mostrará al cliente el albarán generado.

 

Además, el proyecto ya tendrá importes de venta y por tanto podremos consultar su rentabilidad tanto desde los campos al pie del formulario como desde la pestaña de Totales.

 Esta pestaña tendremos un desglose exhaustivo de los costes y ventas así como un gráfico comparativo.

Esta misma pestaña estará disponible en cada una de las fases para poder llevar un mayor control. 

 Desde el botón “Otros Datos” del proyecto podremos consultar todos los históricos relacionados con el proyecto tal y como se muestra a continuación.