El archivo documental en el Software de Gestión (M.E-com)

El archivo documental, es una utilidad que se ofrece al cliente para poder descargarse cualquier archivo que dejemos habilitado dentro de esta zona. Destacar que estos archivos publicados serán visibles por el total de los clientes.

Se gestiona desde el menú 1. Contenido, Apartado Archivo documental

El funcionamiento del mismo es como el de las carpetas de Windows, donde definiremos entre la parte izquierda de la pantalla y la parte derecha el contenido de cada uno de los registros o niveles estructurados en el árbol del archivo documental

1.- El Arbolado

La creación del archivo documental, es sencilla. Simplemente hay que crear de forma arbolada la definición niveles o grupos de archivos y posteriormente ir introduciendo los documentos que se quieran mostrar dentro de cada uno de ellos, obteniendo una estructura como muestra la siguiente figura:

Para dar de alta los elementos del arbolado hay que presionar con el botón derecho del ratón en el área del arbolado y escoger la opción formulario de alta. Aparecerá la siguiente ventana que nos permitirá dar de alta el elemento.

NOTA: Un vez introducidos todos los archivadores, tendremos que ejecutar el proceso de actualización, este proceso se ejecutará desde la opción O. Archivo Web pulsando el botón con la figura del engranaje mostrado a continuación y situado en la parte inferior y seleccionando la opción Actualizar Archivador.

Para introducir un documento, se selecciona en la parte izquierda la carpeta donde se quiere incluir y en la rejilla de la parte derecha hacer doble clic sobre una línea en blanco:

Los datos a introducir son:

  • Referencia:

    : si se quiere introducir una referencia que sirva para identificar el archivo en cuestión.

  • Nombre:

    Este es el que servirá de descripción visible por el usuario y que aparecerá en la E-Com.

  • Fecha:

    En la que se da de alta el documento.

  • Extensión:

    Aquí es donde se introduce la extensión del documento, se utilizará para identificar el tipo de documento a mostrar, ya que podemos asignar una imagen a cada una de las extensiones existentes en la base de datos.

  • Ampliación:

    Aquí se introducirá la descripción ampliada del documento que será visible desde la E-Com.

  • Ruta:

    Por último se introducirá el documento, presionaremos “Examinar” y lo seleccionaremos de la carpeta donde se encuentre en el servidor. No es posible introducir archivos con espacios en el nombre del archivo o la ruta donde se encuentra, ya que el navegador lo interpretaría como si fuesen archivos separados.

2.- Documentos

Pulsando la opción 2, tendremos el listado de todos los documentos existentes en la base de datos,  podremos modificarlos, dar de alta o eliminarlos.

3.-  Archivo web

El archivo documental se podrá ver desde la E-Com dentro de la zona privada de cada usuario, pulsando sobre el enlace Gestión Documental.

Una vez pulsemos y nos aparezca el árbol de directorios nos podremos mover por ellos hasta encontrar el archivo a descargar que deseemos