Como relacionar un fichero de la red a la Gestión Documental (M.G.D.)

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Como guardar un fichero de la red en una carpeta de usuario o relacionarlo con un documento del aplicativo.

Para incluir un nuevo documento en la gestión documental picamos en la opción Nuevo (A) de 1-Gestor Documental  lo que nos abrirá el explorador de Windows para buscar el documento que deseamos importar.

Al presionar el botón Abrir, la aplicación nos mostrará una nueva ventana que nos permitirá:

  • Almacenarlo en una carpeta existente. (1)
  • Asignarlo a un documento existente en la aplicación. (2)
  • Crear un nuevo documento en la aplicación y asignarlo a éste. (3)

(1) Almacenarlo en una carpeta existente

Luego de Abrir el documento marcamos la opción carpeta, seleccionamos la carpeta donde deseamos se guarde el documento y aceptamos.

(2)   Asignarlo a un documento existente en la aplicación

Luego de Abrir el documento marcamos la opción Documento de gestión y presionamos en el botón Asignar. A continuación escogemos el tipo de documento de gestión al que vamos a asociar el fichero importado lo que nos abrirá la siguiente ventana.

En esta ventana podremos utilizar los campos señalados para buscar el documento lo que nos abrirá una rejilla de donde escoger el documento para ser asignado.

En el último caso (3), si marcamos Nuevo documento se desplegarán de igual manera los tipos de documentos para escoger el indicado, luego de lo cual, la aplicación nos mostrará el nuevo documento para darlo de alta y dejar relacionado el documento importado.

(3)   Crear un nuevo documento en la aplicación y asignarlo a éste

De modo general dentro de la gestión documental, cuando un fichero no ha sido relacionado o almacenado en una carpeta se mostrará con fondo rojo, y al haber sido relacionado se mostrará con fondo verde (Ejemplo: ver figura anterior – ventana Importado).

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