Ciclo de compras Multiempresa en el Software de Gestión (M.Gestión)

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El aplicativo Axos Visual nos permite gestionar las compras de un Grupo de empresas. Esta funcionalidad, nos da la posibilidad de generar propuestas de compras desde los almacenes de las distintas empresas y que sea cualquiera de las empresas la que gestione las compras. Agrupando todas las propuestas y a continuación generar los traspasos y albaranes de venta que sean necesarios según sea el caso.

A continuación desarrollaremos el ejemplo de una compra agrupada de dos empresas distintas con material para 3 almacenes.

Como paso previo a la ejecución de estos procesos multiempresa. Debemos tener creadas a  cada una de las empresas tanto como clientes como proveedores, y en el caso de los proveedores, marcar en la pestaña de “Datos de Facturación” de su ficha de proveedor el check “Interno”.

   Ciclo de compras Multiempresa en el Software de Gestión

 Además, deberemos crear series que no controlen stock para cada una de las empresas. Para ello, debemos marcar los checks “Sin control de stock” y “Controlar Pedidos”.

Es importante recordar que estas series no controlan stock. Ya que el proceso realiza traspasos de mercancía que son en definitiva quienes modificarán los stocks de los almacenes.

También hay que indicarle al almacén de cada una de estas empresas ciertos datos, como lo son:

Que cliente hemos creado para esta empresa, que proveedor hemos creado para esta empresa, las series de traspasos sin movimiento de stock que hemos creado previamente (en el primer campo la del año actual, en el segundo la del año anterior – si no hay año anterior, la misma), y por último el código de la empresa en el aplicativo.

 Ciclo de compras Multiempresa

Luego de realizados estos pasos podemos comenzar con la gestión de las compras.

Como primer paso se deben crear propuestas de compra para los almacenes de las distintas empresas. Estas propuestas pueden ser las que calcula automáticamente la aplicación a través de la opción 2-Proceso de Compra, A-Nuevo, o creadas de forma manual desde el formulario de alta de la rejilla de consulta de propuestas automáticas

 2-Proceso de Compra, B-Consulta.

En cada una de estas propuestas de compra debemos tener marcado el check “Propuesta Compra” y al estar terminada de elaborar desmarcar el check “Bloqueada”.

Cuando se tengan todas las propuestas de compra del proveedor creadas para todas las empresas se deben agrupar las líneas. Para ello, desde la consulta de propuestas automáticas indicamos el proveedor de las propuestas, marcamos las compras desbloqueadas y el check “Mostrar líneas”.

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Luego de ello presionamos el botón aceptar.

Esto nos presentará una rejilla con todos los artículos de las diferentes propuestas de compra. A continuación marcamos los artículos que necesitemos lo que nos habilitará los botones “Generar” y “Optimizar”.

Presionando el botón Optimizar. La aplicación analizará la situación de los stocks de los artículos en los diferentes almacenes y si la existencia de los mismos en algún almacén supera los máximos necesarios en el mismo. Nos abrirá una nueva pestaña (Optimizadas) para generar traspasos de mercancía (y no generar la compra a proveedor). Aquellos artículos que no puedan ser traspasados quedarán en otra pestaña (Sin optimizar) para poder gestionar su compra.

Pulsando  el botón Generar la aplicación continuará con el proceso de compra sin optimizar los stocks.

Si optamos por optimizar. La aplicación nos mostrará las pestañas que hemos comentado. Comencemos por los artículos optimizados.

Podremos marcar los artículos de la rejilla. Lo que generará los correspondiente traspasos o albaranes de venta según sea el caso. Si el almacén que requiere la mercancía es un almacén de la misma empresa con la que se trabaja generará un traspaso. Pero si el almacén pertenece a un almacén de otra empresa del grupo generará el correspondiente albarán de venta con la serie sin movimientos que hemos creado anteriormente.

En este caso un traspaso ya que el almacén es de la empresa con la que estamos trabajando

Luego de ello, podremos optar por continuar el proceso de compra con los artículos que no han sido optimizados. Para ello, desde la pestaña “Sin optimizar” marcamos los artículos y presionamos el botón “Generar”.

Entonces la aplicación nos mostrará la siguiente ventana donde podremos indicar el almacén (empresa). Que va a generar el pedido de compra y el almacén donde la aplicación dará entrada al material que sea agregado al albarán de compra y que por tal razón no provenga de las propuestas originales.

Esto generará una nueva propuesta de compra que podremos modificar.

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Por ejemplo, agregando un artículo. También podríamos modificar las cantidades a pedir.

Si consultamos las propuestas de compra de este proveedor. Podremos encontrar las propuestas originales de color verde y la propuesta agrupada de color azul, que es con la que generaremos el pedido de compra.

En el botón “Utilidades” de la propuesta de compra seleccionaremos la opción “Pedido” para generar el correspondiente pedido de compra.

Desde el pedido de compra podremos ver el origen de cada una de las líneas del mismo. Permitiéndonos modificar las cantidades a pedir a cada almacén que incluya el artículo. Las cantidades deben modificarse en la línea del almacén y en el campo cantidad, para pedir la cantidad total deseada y servir la correspondiente a cada almacén.

Es importante recordar que luego de emitido el pedido a proveedor desde el botón “Documentación” del mismo debe seleccionarse la opción “Generar documentos entre almacenes”. Para que sean generados los pedidos de venta y de compra entre las empresas que permitirán posteriormente generar los traspasos o albaranes correspondientes.