En Axos Visual, software de gestión específico para el sector distribución, tenemos contempladas las funcionalidades de gestión de lotes y trazabilidad. Con ella, llevamos el control de la trazabilidad total en el ciclo de compras-venta s ya que, mediante la gestión del lote, podemos saber qué artículo hemos comprado a qué proveedor, en qué fecha y a quien y como (mostrador o almacén) lo hemos vendido.
Básicamente el funcionamiento de la trazabilidad y la gestión de lotes en nuestros software de gestión puede desarrollarse mediante dos sistemas:

  • Asignación Manual del Lote: en qué, cada compra y venta debe identificarse mediante la lectura del lote. Destacar que la aplicación está preparada para la manipulación de productos mediante código de barras y, por tanto, ese sistema deberá realizarse mediante una doble lectura: la del artículo y la del lote.
  • Asignación Automática del Lote: En este caso, será el software Axos Visual quien propone el lote (por ejemplo el más antiguo) que queremos asignar.

Destacar que existen consultas específicas para la gestión de esta trazabilidad. Ya sea a nivel de artículo y lote para, de forma visual, tener el enlace total del ciclo de trazabilidad.

La potencia de esta solución de lotes y trazabilidad la encontramos cuando se integra con el resto de utilidades del software Axos Visual.

  • El CRM para la gestión de equipos comerciales.
  • La logística y control de expediciones para repartos.
  • La PDA para la gestión de almacén.
  • La Tesorería para el control de riesgos de clientes, etc.

Cuando hablamos de un software de trazabilidad y gestión de lotes, son múltiples las utilidades que debe cubrir la aplicación informática. En términos generales, varias son las herramientas necesarias para una correcta gestión de trazabilidad:

Control de lotes en el artículo a partir del ERP: En el software Axos Visual, el artículo puede ser parametrizado para que gestione y controle los lotes. De esta forma, siempre que estos productos se compren o vendan, desde sus distintos procedimientos, la aplicación controlará la situación de ese lote identificando el número de unidades disponibles en almacén, a quién se le ha comprado y a quién se le ha vendido.

Sistemas de asignación de lotes. El proceso de asignación de lotes dependerá de cuál sea el procedimiento interno de la empresa. Es importante destacar que este control de lotes no deja de ser un control adicional sobre la recepción y preparación de pedidos y, por tanto, debe estar bien diseñado para que no genere sobrecarga de trabajo.

En el estándar Axos Visual 2 son los sistemas implementados: asignación automática y asignación manual. Si bien, en el segundo el operario debe indicar manualmente (mediante una lectura de código de barras) qué producto recepciona o prepara, con el primero la aplicación realizará una asignación lógica por fecha de caducidad. Este es el caso, por ejemplo, de empresas que distribuyen productos congelados ya que, hasta el instante de la carga, no pueden sacar sus productos de las cámaras frigoríficas siendo la aplicación la que propone que productos retirar.

Inventarios con gestión de lotes: un proceso como el inventario, puede complicarse si no se ha diseñado correctamente. Con el Aplicativo Axos Visual, en el monto del inventario, deberá introducirse lote y, si se desea, actualizar la fecha de caducidad del mismo ya que el control de stocks se implementa a nivel de lote.

Cuadro de trazabilidad. Por último, la utilidad del cuadro de mando del lote. Con él, podremos saber en todo momento, la situación de los stocks, a quién se le vendió  y a quién se le compro los productos de ese lote, su fecha de caducidad, las posibles incidencias que haya tenido, etc.

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