Software ERP

¿Cómo funciona el software ERP en una empresa?

Las siglas  «ERP» (en inglés ERP, Enterprise Resource Planning) su significado: Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, es un sistema de gestión de información que facilita e integra la información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una toda una empresa.

Las características destacables de los sistemas Software ERP son:

  1. Base de datos centralizada.
  2. Los componentes del Software ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones.
  3. En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y comunes.
  4. Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP.

¿Cómo funciona el software ERP en una empresa?

¿Cuales son los principales beneficios de un software ERP?

Optimización de los procesos de gestión:

La coherencia, homogeneidad de los datos e interacción entre las distintas áreas de la empresa desde una única herramienta, permite mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) de la organización.

Mejora el proceso de toma de decisiones:

La centralización de la información, aumento de su calidad y disponibilidad en tiempo real, agilizan y mejoran extraordinariamente los tiempos de respuesta.

Seguridad de datos:

Todos los datos de la empresa se encuentran en un único contenedor (base de datos) y su acceso protegido y restringido por usuario, facilita y simplifica las labores de mantenimiento y backup.

Modularidad y Escalabilidad:

El uso de cualquier herramienta de gestión no debe suponer nunca un freno al crecimiento o evolución de la empresa. Una buena solución ERP debe de cubrir las necesidades actuales y disponer de módulos adicionales para ser desplegados o incorporados en cualquier momento.

Adaptación a las necesidades reales:

Mediante una consultoría previa donde se definen los requerimientos y necesidades de la empresa, el sistema ERP debe configurarse y adaptarse totalmente a ella, si bien es cierto que durante esta fase deben cuestionarse y revisarse los principales procesos desencadenantes de la actividad principal de la empresa.

Mayor control y trazabilidad:

Cualquier interacción en el Software ERP queda registrada, permitiendo realizar un seguimiento exhaustivo o auditoría del dato, proceso o documento.

Automatización de tareas:

Las tareas periódicas o repetitivas (informes, seguimientos, comunicaciones, reclamaciones, etc.) pueden automatizarse para reducir al mínimo la dedicación de recursos y centrarse en aquellas más productivas.

El aumento de eficiencia conseguida, la disminución de errores y la reducción de tareas, permiten disminuir los costes empresariales y ganar en competitividad.

Software de GestiónDiferencias entre: el software erp vs software de gestión ERP

A nivel empresarial, es necesaria la implementación de nuevas tecnologías informáticas que ofrezcan herramientas como el software ERP que permitan optimizar la gestión empresarial de todos los procesos relacionados con la prestación de servicios y abastecimiento de los productos.
Por ello, gran parte de las empresas que compiten en el mercado actual utilizan aplicaciones que han sido especialmente diseñadas para ofrecer una y solución a los problemas relacionados con la gestión empresarial.

Gracias a estas herramientas de software ERP, hoy es posible controlar todos los sectores de las compañías, obteniendo la información necesaria para mejorar la productividad, reducir los costes y aprovechar todas las oportunidades de negocios en tiempo real.

¿El software erp vs software de gestión?

Ante la inminente implementación de un sistema informático para mejorar la gestión empresarial, muchas empresas se hallan frente a la duda de implementar un sistema del tipo software ERP vs un simple software de gestión ERP.
Destacaremos que entre ambas herramientas existen una gran cantidad de diferencias, que en general señalan como la mejor opción para la solución de los problemas de gestión, la implementación de un completo sistema ERP.

Diferencias entre software erp vs software de gestiónDiferencias entre: el software erp vs software de gestión

La gran diferencia que poseen los software ERP y los softwares de gestión normal, es simplemente un aspecto de concepto, ya que recordemos que un software ERP consiste en una herramienta que reúne en un único sistema todos los procesos realizados en los diversos sectores de una compañía.

Por el contrario, aquellas herramientas denominadas software de gestión, reúnen una gran cantidad de aplicaciones independientes, que provocan duplicación de la información , ya que en general no están centralizadas en una base de datos única.

Esto provoca que la información sea redundante y hasta incluya datos irrelevantes, provocando mayor lentitud en los procesos y posibles errores en las evaluaciones de la información.

Asimismo, el hecho de que se trate de una base de datos única y centralizada que está siendo gestionada por un sistema software ERP, permite no sólo una interacción de los componentes del sistema, sino que además los datos se ingresan una sola vez, lo que nos ayuda a mejorar el rendimiento y tiempo de los procesos.

De esta manera, un software ERP ofrece información fiable, consistente y completa, dando como resultado un marco adecuado para consolidar las operaciones empresariales en todas sus áreas.

Por todo ello, un software de gestión ERP se encuentra compuesta básicamente por distintos programas destinados a diversos sectores, en general para las áreas de contabilidad y facturación.

Por el contrario, el sistema software ERP incluye en un conjunto único todas las herramientas necesarias para el total de la empresa, es decir para el control de la trazabilidad, logística, transporte, cadenas de abastecimiento, administración de calidad, control de almacenes, crm, y demás, integrando cada uno de estos campos a un único sistema para lograr una actuación eficaz de la información.

A parte de las ventajas que ofrece un sistema software-ERP ante las funcionalidades de un simple software de gestión, la herramienta adecuada para cada compañía, deberá ser elegida en base a las necesidades propias de cada empresa.

En el caso en que una organización sólo necesite de una herramienta que le brinde la posibilidad de automatizar una de las partes de los procesos, lo ideal será implementar un software de gestión que reúna las características necesarias para la solución de dicha problemática.

Sin embargo, si una compañía necesita una herramienta que le permita tener controlados todos los aspectos de la cadena de abastecimiento, será imprescindible la implementación de un completo sistema de software ERP.

Los sistemas populares como el Software ERP y el Software CRM son utilizados por la mayoría de empresas, pero ¿qué es un sistema ERP y CRM?

El uso de herramientas para la mejora de los procesos de optimización, distribución, gestión contable y servicio al cliente responden a estas siglas.

Es importante aprovechar las distintas aplicaciones informáticas para la automatización de los procesos. Nuestro objetivo final ha de ser una mayor calidad en nuestro producto o servicio y una mayor satisfacción de nuestros clientes. Los sistemas populares como los ERP y los CRM son utilizados por la mayoría de empresas para gestionar los diversos aspectos que comprende su actividad.

La calidad de estas aplicaciones informáticas o software, afectará en el funcionamiento de la empresa. Por ello, será fundamental una buena gestión de estos programas informáticos para saber sacarle el mayor partido posible a las prestaciones que ofrecen estos programas. A veces, en entornos de pequeñas y medianas empresas se confunde y/o se mezcla el software ERP y el software CRM. Estas aplicaciones tienen sus diferencias. Vamos a ver para qué sirven y cuáles son esas diferencias.

Un software ERP y un software CRM, aunque puedan integrarse y relacionarse entre sí, son cosas distintas y es importante conocer las diferencias, para así saber sacarle el máximo partido a cada uno.

  • Software ERP: Enterprise Resource Planning (Sistema de planificación de recursos empresariales). Se refiere a un sistema informático que tiene como fin ayudar a los negocios a gestionar la producción, logística, inventario, distribución, facturas y contabilidad.
  • Software CRM: Customer Relationship Management (Sistema para la administración de la relación con los usuarios). Se refiere a un software dedicado a las relaciones con el cliente. Su principal finalidad es tener disponible en cualquier momento toda la información necesaria de los clientes. Ya sea para satisfacer las necesidades de estos o para realizar estudios de mercado, que nos ayudarán a diseñar una estrategia comercial más ajustada a la realidad de nuestro mercado.

Hay que añadir que la confusión puede venir de la fusión o absorción de estos dos sistemas en uno, por parte de algunas empresas. Se está viendo que los distintos departamentos o actividades que se realizan dentro de una empresa no son compartimentos estancos, sino que están relacionados entre sí. Una mayor comunicación entre ellos ayuda a mejorar los procesos y a ser más competitivos.

¿Qué son los sistemas ERP?

Entremos ahora  a definir con más profundidad cada uno de estos sistemas. Los ERP son sistemas de gestión global de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos. Esos módulos comprenden distintas áreas: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (Sistema de Información Geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc.

Los 4 objetivos principales de estos sistemas son:

  • Optimización de los procesos empresariales.
  • Acceso a la información.
  • Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
  • Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

Algunos de los beneficios que puede aportar un ERP son la resolución de los problemas contables, mercantiles y fiscales de las empresas. Además, permiten un mayor control del inmovilizado en el inventario permanente, conciliación bancaria, liquidación de impuestos, etc.

¿Qué son los sistemas CRM?

Por su parte, los CRM,  comprenden varias funcionalidades para gestionar las ventas y los clientes de la empresa: automatización y promoción de ventas, tecnologías data warehouse  (almacén de datos) para agregar la información transaccional y proporcionar capa de reportingdashboards e indicadores claves de negocio, funcionalidades para seguimiento de campañas de marketing y gestión de oportunidades de negocio, capacidades predictivas y de proyección de ventas, etc.

Un buen software CRM ha de ser flexible, fácil de usar y diseñado para cada empresa.

Si es así transforma cada punto de contacto de la marca en una oportunidad de marketing y aprovecha el potencial oculto dentro de la base de datos de los clientes. Con esta información pueden comercializar productos de una manera más eficaz, mejorar la productividad y obtener conocimientos accionables en los esfuerzos de marketing.

Ahora ya sabes qué es un ERP y un CRM.

La clave es que los desarrolladores sepan crear unos sistemas que se adapten a las necesidades de cada negocio. Si estás interesado en el desarrollo y gestión de sistemas informáticos como ERP y CRM, te recomendamos el Título Oficial de Técnico Superior en Desarrollo de Aplicaciones Multiplataforma.

En estos estudios, aprenderás a configurar y explotar sistemas informáticos, y gestionar bases de datos y entornos de desarrollo. A programar empleando cifrado para desarrollar software seguro, y a utilizar y personalizar programas de gestión empresarial y de acceso a datos.

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