BI o Business Intelligence para empresas de Distribución

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Los objetivos de una buena aplicación ERP deben ser múltiples: cubrir los procesos de negocio, minimizar las labores administrativas dentro de la empresa, reducir costes de “producción”… y aportar información.

No obstante, y sobre éste último aspecto, hay grandes limitaciones.

El principal problema que nos encontramos a la hora obtener información de un ERP es, digamos, técnico: las bases de datos de un ERP están pensadas para el control de los procesos de negocio mientras que las herramientas destinadas analizar la información (las de BI /  Business Intelligence) requieren de estructuras específicas a tal fin. Teniendo esto claro, parece evidente que es necesario crear nuevas bases de datos (datamart o datawarehouse según su dimensión) que se actualicen desde el ERP, pero que tengan una estructura diferente.

¿Qué datos tengo que analizar?

Ahora bien: ¿qué debo tener en cuenta para analizar mi empresa? Pues depende de la información que queramos obtener. Para ello es importante analizarla desde dos prismas:

  • Nivel Estratégico vs. Nivel Operacional. Hay muchas formas de mirar los datos de una empresa, tanto formas como perfiles o personas que los van a analizar. Desde un punto de vista ejecutivo (gerente), un análisis estratégico (analizar la tendencia en la calidad y/o rentabilidad de los clientes nuevos) tiene sentido, mientras que a nivel departamental cobra más importancia el análisis operacional (la carga de trabajo que hay en almacén). Por tanto, un análisis estratégico consiste generalmente en descubrir tendencias, comparaciones de datos en diferentes ejercicios, segmentaciones de clientes, etc. y normalmente requiere de métricas mucho más elaboradas que las operacionales (medias, modelos probabilísticos, etc). Mientras, un análisis operacional consiste en ver qué está pasando en el día a día de la empresa: cuántos nuevos clientes se han dado de alta en un determinado día, cuántas llamadas se han respondido en una determinada semana en un sistema CRM,…
  • Dimensiones y Métricas. Todo tipo de análisis que se quiera realizar parte básicamente de estudiar, según unos determinados conceptos (métricas), aquello que es importante para mí (dimensiones). Por ejemplo, puedes querer analizar la “calidad” (métrica) de un cliente o grupo de clientes (dimensiones). Para crear cualquier datawarehouse o datamart es esencial tener claro, antes de empezar, cuáles van a ser las dimensiones y las métricas que se necesitan analizar.

La importancia del conocimiento

A diferencia de en otras áreas, y especialmente para el mundo de la PYME, toma especial importancia el verdadero conocimiento sectorial del consultor / asesor / técnico: no sólo es importante la toma de datos como en el análisis de las necesidades del cliente, sino que en muchas ocasiones éste podrá mostrar nuevas herramientas de análisis para que se analice un negocio.

Es decir, al buscar servicios relacionados con BI no se debe pretender (ni ofrecer por parte de la empresa prestadora) buscar una respuesta sobre qué se debe o no hacer (como en otros aspectos del mundo “fabuloso mundo del software de gestión” que muchos lo quieren vender), sino qué factores son importantes para analizar o cómo establecer criterios para conocer mejor mi negocio y si mejora o no la salud de mi empresa.

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